✅ 1. Teilnehmererfahrung gekonnt steuern

Die beste Möglichkeit, zu einem Hopin-Experten zu werden, besteht darin, die Teilnehmererfahrung gründlich zu verstehen. Um ein toller Gastgeber zu werden, müssen Sie sich in Hopin auskennen, die Perspektive Ihrer Gäste nachvollziehen und Ihre Gäste leiten können.

Ihr erstes Event auf Hopin

Nachdem sich die Teilnehmer für das Event registriert haben, werden sie den Rezeptionsbereich sehen. Dies ist eine personalisierbare Seite, die Folgendes enthält:

• Begrüßungsnachricht des Veranstalters (Eventbeschreibung, nützliche Links, um den Teilnehmern einen größeren Mehrwert zu bieten)
• Sponsoren-Logos (anklickbare Logos, die auf die Webseite des Sponsors führen)
• Event-Programm (Was passiert wann und in welchem Bereich?)
• Rednerliste (Wer hält auf dem Event Vorträge?)
• Stände (Aussteller)
• Aktivitäts-Panel (Chat, Umfragen und Registerkarten Q&A für weiteres Engagement)

Sie können sich der Rezeptionsseite als Informationszentrum und Lobby eines Veranstaltungsortes vorstellen. Beachten Sie, dass alle oben genannten Informationen nur verfügbar sind, wenn die Veranstaltung begonnen hat.

Wenn die Veranstaltung noch nicht begonnen hat, zeigt der Rezeptionbereich nur begrenzte Informationen wie der Startzählung, den Veranstaltungsnamen und das Banner, den Abschnitt Gehostet von mit den Organisatordetails und die Möglichkeit, den Event-Chat einzugeben, sowie um alle vorhandenen Umfragen, registrierten Personen und Fragen und Antworten im rechten Seitenbereich anzuzeigen. Unten sehen Sie eine Vorschau, wie es aussieht.

Die anderen Bereiche (Segmente) im Veranstaltungsort befinden sich in der linken Seitenleiste. Dazu können Bühne, Personenbereich, Sitzungen, Messe und Replay gehören.

Welche Browser funktionieren am besten?

Die neuesten Versionen von Chrome oder Firefox garantieren die beste Erfahrung. Obwohl die Chrom-Version von Edge unter Windows 10 auch gut funktionieren kann, haben Sie möglicherweise eine bessere Erfahrung, wenn Sie sich für eine der ersteren Optionen entscheiden.

Bitte vermeiden Sie Brave, Safari oder Microsoft Internet Explorer, da diesen Browsern die Unterstützung moderner Webtechnologien fehlt, die für die Ausführung von Online-Events in einem Webbrowser erforderlich ist.

Browser auf Mobilgeräten: Safari auf iOS/iPadOS und Google Chrome auf Android. Wenn Sie jedoch von einem mobilen Gerät aus ansehen, empfehlen wir Ihnen, unsere App herunterzuladen, um Ihr Hopin-Event in vollen Zügen genießen zu können. Sie können auch unseren Leitfaden zur Teilnahme an einer Veranstaltung über ein mobiles Gerät lesen.

Weitere Informationen finden Sie in unserem Leitfaden zur Browser-Kompatibilität.

Die fünf Hopin-Bereiche

Events auf Hopin umfassen fünf Bereiche. Sie können einen, mehrere oder alle davon bei Ihrem Event benutzen – es steht Ihnen vollkommen frei, sie je nach der Erfahrung, die Sie Ihren Teilnehmern bieten möchten, einzusetzen. Jeder Bereich ist flexibel und bietet Ihren Teilnehmern unterschiedliche Möglichkeiten zur Live-Interaktion.

1. Rezeption

Der Rezeptionsbereich ist die Begrüßungsseite oder die „Lobby“ Ihrer Veranstaltung. Hier kann der Besucher schnell herausfinden, was während des Events gerade passiert. Dort findet dieser die Begrüßungsnachricht des Veranstalters, die Angabe der Sponsoren, das Programm und die Redner. Der Rezeptionsbereich wird am besten für Ankündigungen, wichtige Links, Nachrichten von Sponsoren und Event-Updates genutzt.

2. Bühne

Es ist ein Interaktionsbereich, in dem ein Veranstalter mit bis zu 100.000 Zuschauern gleichzeitig interagieren kann. Die Bühne eignet sich hervorragend für Ihre Keynotes, Präsentationen, Panels, Darbietungen und gemütlichen Chats.

Folgende Arten von Video-Inhalten werden auf der Bühne unterstützt:

• Integriertes Live-Video auf Hopin Backstage. Die vielseitigste Interaktion auf der Bühne, die genau hineinpasst und am wenigsten Vorbereitungen erfordert. Die meisten Veranstalter nutzen das eigene Live-Streaming-Studio von Hopin namens „Backstage“, um Inhalte auf der Hauptbühne auszustrahlen.

Hinweis: Auf der Bühne bzw. im Backstage-Bereich können bis zu fünf Personen gleichzeitig Videos teilen.

Weitere Informationen zum Bühnensegment der Veranstaltung finden Sie in unserem Bühnen-Tutorial.

• Vorgespeicherte Inhalte von YouTube, Vimeo oder Wistia. Die guten alten Voraufnahmen im Webinar-Stil, die sich hervorragend für Promo- oder Intro-Videos eignen und täglich von Hunderten von Organisatoren verwendet werden.
• Live-Streaming via YouTube. Der einfach zu startende YouTube-Live-Stream bietet Ihnen grundlegende Live-Video-Optionen für den Fall, dass Sie an YouTube gebunden sind.
• Live-Streaming per RTMP. Die personalisierbare Erfahrung, die Vorbereitung, praktisches Wissen sowie Kenntnisse über Streaming-Fähigkeiten erfordert. Eine fantastische Option für Live-Konzerte und -Videos von verschiedenen Orten aus, die jedes erdenkliche Video-Layout ermöglicht. OBS, WireCast, ManyCam, Ecamm, Switcher Studio und viele weitere können mit Hopin genutzt werden, um physische Ereignisse zu „hybridisieren“ – Sie können Ihre persönliche Vorführung live auf der Hopin-Bühne übertragen, damit Ihre virtuellen Teilnehmer sie sehen können.

In unserem Sitzungen-Tutorial finden Sie weitere Details zum Sitzungen-Segment der Veranstaltung.

3. Sitzungen

Der Sessions-Bereich von Hopin bietet die beste Erfahrung für Gruppendiskussionen, mehrspurige Konferenzen, Trainings-Workshops, Hackathons, Breakout Rooms, Webinare und Teams. In Sessions sehen Sie virtuelle Rundtische, die Rednern und Teilnehmern die Möglichkeit zur Interaktion bieten. Dabei stellen die Teilnehmer oft Fragen an die Redner vor der Kamera.

Stellen Sie sich vor, Sie haben während Ihrer mehrtägigen Veranstaltung Dutzende von Sessions. Hopin hat sichergestellt, dass der Sessions-Bereich stets übersichtlich bleibt. Sofern die Sessions mit dem Programm verknüpft sind, werden sie automatisch fünf Minuten vor Beginn im Programm erscheinen und nachdem sie beendet wurden, automatisch wieder entfernt. Die Teilnehmer können sich die Liste der vorherigen Sessions ansehen, indem sie auf Vergangene Segmente anzeigen im Rezeptionsbereich des Events klicken.

Hinweis: Es gibt bezüglich der Anzahl gleichzeitiger Sessions während Ihres Events keine Einschränkungen. Optional können die Teilnehmer während des Live-Events beliebig viele eigene Sessions erstellen.

In unserem Sessions-Tutorial finden Sie genauere Informationen und Anweisungen zum Sessions-Bereich des Events.

4. Menschen

Der Personenbereich ist ein spezieller Bereich, um 1:1-Verbindungen zwischen den Teilnehmern zu fördern. Hier finden Sie die Networking-Funktion, empfohlene Verbindungen sowie eine Suchfunktion, um andere Personen auf der Veranstaltung zu finden.

Networking

Das Networking-Segment bei Hopin ermöglicht eine vollkommene Einbindung und ähnelt privaten Meetings bei einem FaceTime-Anruf. Dieses Segment wurde dazu gedacht, „Kaffee-in-der-Lobby“- oder Pausengespräche unter Kollegen (Watercooler-Chats) zu ermöglichen, die bei einer persönlichen Veranstaltung wichtig sind. Der Networking-Bereich automatisiert die Erkundung neuer Kontakte. Wenn ein Teilnehmer am Networking teilnimmt, wird er einem zufälligen Teilnehmer zugewiesen, um sich für einen bestimmten, vom Veranstalter vorgegebenen Zeitraum zu treffen.

Teilnehmer können während eines Anrufs auf die Schaltfläche Verbinden klicken, um Kontaktinformationen auszutauschen. Nach dem Event erscheinen die neu geknüpften Kontakte dann auf der Seite Kontakte in ihrem jeweiligen Profil.

Der Networking-Bereich führt die Kontaktvermittlung unter den Teilnehmern zufällig aus. Er kann jedoch auch auf eine bestimmte Ticket-Art eingestellt werden, um die Kontaktvermittlung auf bestimmte Gruppen von Ticket-Inhabern zu unterteilen: So kann die Kontaktvermittlung während eines allgemeinen Events im Networking-Segment zwischen allen Teilnehmern stattfinden, oder gezielt wie beispielsweise auf Rekrutierungs- und Berufsmessen, bei Vorstellungsgesprächen, zwischen Lehrern und Studenten, während Coachings, bei Dating-Veranstaltungen, bei einem Pitch usw.

In unserem Networking-Tutorial finden Sie genauere Informationen und Anweisungen zum Networking-Bereich des Events.

5. Ausstellung (Expo) 

Der Expo-Bereich ist die virtuelle Ausstellerhalle mit Verkaufsständen in Ihrem Event. Es eignet sich hervorragend, um eine breite Palette von Marken, Produkten oder Dienstleistungen zu präsentieren, genau wie eine Messe, eine Jobmesse oder ein Sponsoren-Showcase.

Jeder Stand kann entweder ein voraufgezeichnetes Video wie einen YouTube-, Vimeo- oder Wistia-Clip, einen Live-Stream über YouTube oder eine Live-Videositzung mit einem Vertreter des Anbieters enthalten, der den Stand „besetzt“ und moderiert. Alle eingebetteten Videos, die der Expo hinzugefügt werden, werden bei Bedarf abgespielt, d. h. der Teilnehmer, der den Stand betritt, hat die Möglichkeit, das Video abzuspielen/anzuhalten/zu überspringen.

Hopin ermöglicht unbegrenzte Stände, die im Expo-Bereich erstellt werden können.

Hinweis: Die Anzahl der gleichzeitigen Stände, die Sie während Ihrer Veranstaltung haben können, ist nicht begrenzt.

In unserem Ausstellungs-Tutorial finden Sie genauere Informationen und Anweisungen zum Ausstellungsbereich des Events.

Wie können sich Teilnehmer innerhalb eines Events auf Hopin zurechtfinden?

Ähnlich wie bei einer physischen Veranstaltung ist die Online-Event-Erfahrung selbstgesteuert, aber mit Wegfindungstools und -schildern, die den Menschen helfen, sich leicht zurechtzufinden. Die Teilnehmer entscheiden letztendlich, wohin sie wollen.

Standardmäßig sind alle Eventsegmente auf Hopin während des gesamten Events geöffnet. Organisatoren können die Teilnehmer jedoch über Beschilderungsoptionen zum relevantesten Segment leiten:

• Event-Programm. Ein Programm informiert die Teilnehmer darüber, was gerade läuft, welcher Ort empfehlenswert ist und wann wer einen Vortrag hält.
• Meine Agenda. Die Teilnehmer können ihrer eigenen persönlichen Agenda geplante Punkte hinzufügen, die auf einer speziellen Registerkarte im Aktivitätsbereich angezeigt werden.
• Jetzt-live-Tags. Wenn es auf der Bühne eine Live-Vorstellung gibt oder das Programm irgendetwas in Sitzungen, im Networking oder in der Ausstellung vorsieht, werden die roten JETZT- und LIVE-Tags im Panel auf der linken Seite eingeblendet, um die Aufmerksamkeit der Event-Teilnehmer zu erregen.
• „Was passiert gerade“-Banner. Wenn Teilnehmer zum ersten Mal im Rezeptionsbereich landen, finden sie eine große anklickbare Schaltfläche mit der Information „Was passiert gerade“ vor, die sie mit einem Klick zum jeweiligen Event-Segment führt.
• Ankündigungen. Veranstalter können Ankündigungen an alle Teilnehmer während einer Veranstaltung senden, indem sie die Ankündigungsfunktion innerhalb der Veranstaltung verwenden. Dies wird auf den Bildschirmen der Teilnehmer als Benachrichtigung angezeigt.
• Hervorgehobene Chat-Nachrichten, die von Veranstaltern gesendet werden. Chat-Nachrichten, die vom Veranstalter gesendet werden, sind stets hervorgehoben, um von den Teilnehmern leicht erkannt zu werden.
• Angeheftete Chat-Nachrichten. Alle zusätzlichen Informationen oder nützlichen Links zu verwandten Inhalten können von Veranstaltern über jeder Bühne, jeder Sitzung oder jedem Ausstellungs-Chat angeheftet werden, sodass sie für die Teilnehmer stets sichtbar sind.
• Verkürzte URLs. Dies ist ein bedeutendes Werkzeug, das es ermöglicht, Teilnehmern einen Ein-Klick-Zugang zu jedem Bereich eines Events auf Hopin zu gewähren. Wenn Sie die URL eines beliebigen Bereichs in Hopin kopieren (z. B. einer bestimmten Sitzung, eines Ausstellerstands, der Bühne usw.) und diese in einen beliebigen Chat einfügen, verkürzt Hopin die URL automatisch auf einen anklickbaren HashTag.

Chatten für alle

Es gibt mehrere Chat-Kanäle bei Online-Events auf der Hopin-Plattform. Jeder dient einem anderen Zweck.

• Event-Chat – globaler Event-Chat, in dem alle Teilnehmer Nachrichten schreiben können.
• Bühnen-Chat – chatten innerhalb einer Bühne bezogenen Diskussion, auf die alle Teilnehmer Zugriff haben.
• Sitzung-Chat – jede Sitzung in Sitzungen verfügt über eigene Chaträume. Teilnehmer, die ohne Kamera teilnehmen, können chatten, um mit Personen vor der Kamera zu interagieren und umgekehrt.
• Stand-Chat – wie der Bereich Sitzungen verfügt auch jeder Stand über einen eigenen Chat für Gruppendiskussionen und Interaktion.
• Versammlung-Chat – im Bereich Netzwerken steht den Teilnehmern ein privater Chat-Kanal zur Verfügung.
• Backstage-Chat – der Backstage-Bereich verfügt über einen eigenen Chat für Redner und Mitarbeiter, um privat zu kommunizieren. Auf diesen kann nur über den Backstage-Link zugegriffen werden.
• Direktnachrichten — Während des Events auf Hopin kann jeder über die Direktnachrichten-Funktion im Tab „Kontakte“ Nachrichten an eine Einzelperson senden. Um eine Direktnachricht zu senden, suchen Sie im Tab „Kontakte“ nach der Person, mit der Sie chatten möchten, klicken Sie auf ihr Profilfoto und senden Sie ihr eine Direktnachricht zu.

Vorbereitungen rund um das Event

Um Neulingen bei Ihrer Veranstaltung zu helfen, sind hier fünf wichtige Hinweise:

• Bereiten Sie die Teilnehmer vor dem Event vor. Senden Sie eine personalisierte Demo oder verwenden Sie eine unserer Demos, um die Lernkurve vor der Veranstaltung zu verkürzen. Dies ist besonders wichtig für Ihre Lautsprecher. Im Allgemeinen ist es eine gute Idee, eine Probe zu machen, bevor Ihre Veranstaltung beginnt. Sie sollten sie auch bitten, eine Vorabprüfung durchzuführen, um sicherzustellen, dass sie die richtigen Einstellungen für das beste Erlebnis haben.
• Bieten Sie mündliche Anweisungen auf der Bühne an. Unterbreiten Sie den Teilnehmern in Ihrer Begrüßungsnachricht Tipps zur Verwendung von Hopin und dazu, wie sie am besten von der Veranstaltung profitieren.
• Gestalten Sie Ihre Rezeptionsseite informativ. Dies kann für die Besucher beim ersten Zugang zu den Events hilfreich sein.
• Steuern Sie den Ablauf Ihres Events im Event-Chat. Benutzen Sie die Veranstalter-Nachrichten, um darauf aufmerksam zu machen, was innerhalb des Events angeboten wird.
• Arbeiten Sie mit einem Team zusammen. Je mehr Organisatoren in Ihrem Team sind, desto besser können Sie moderieren und den Teilnehmern in verschiedenen Bereichen der Veranstaltung helfen.

Gut gemacht! Jetzt sind Sie der Meister der Teilnehmererfahrung und können Ihr Wissen auf Ihre Veranstaltungen anwenden.

Wir stehen Ihnen gerne unter support@hopin.com zur Verfügung, falls Sie Fragen haben oder Hilfe benötigen.