So erstellt man ein Event-Programm

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Wir stehen Ihnen gerne unter support@hopin.com zur Verfügung, falls Sie Fragen haben oder Hilfe benötigen.

Bei Erstellung eines Programms erscheint es automatisch auf der Registrierungs- und Rezeptionsseite Ihrer Veranstaltung.

Was passiert, wenn ich ein Programm für einen Event habe?

Ist ein Programm vorhanden, fügt Hopin automatisch einen „Wegweiser“-Indikator zu den Bereichssymbolen auf der linken Seite Ihres Events hinzu (z. B. Bühne, Sessions, Networking ...), um Ihre Teilnehmer darüber zu informieren, was geschieht.

Hopin liest Ihr Programm und ergänzt die aktuellen Programmbereiche des Events mit dem roten JETZT-Tag. Auf der Rezeptionsseite zeigt außerdem in einem ‚Was passiert jetzt‘-Bereich die aktuellen Segmente an, die jeweils gerade abgehalten werden.

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Erstellen Ihres Zeitplans

Um einen Zeitplan zu erstellen, klicken Sie im linken Menü des Event-Dashboards auf die Registerkarte Venue > Zeitplan. Es gibt mehrere Möglichkeiten, wie Sie einen Zeitplan erstellen können. Klicken Sie auf eine der folgenden Optionen, um mehr zu erfahren:

  • Tabellenansicht

    Stellen Sie sicher, dass Sie auf Tabelle aus dem Schalter oben auf der Seite klicken, um an Ihrem Zeitplan in der Tabellenansicht zu arbeiten. In der Tabellenansicht sollte Ihr Zeitplan etwa so aussehen:

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    Drücken Sie einfach die Taste „Q“ auf Ihrer Tastatur oder klicken Sie auf Schnell neue hinzufügen, um ein neues Segment zu Ihrem Zeitplan hinzuzufügen. 

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    Dadurch wird eine neue Zeile geöffnet, in der Sie den Titel und die Uhrzeit Ihres Zeitplansegments hinzufügen und dann auf Ihrer Tastatur auf "Enter" klicken können, oder auf Hinzufügen klicken. 

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    Dadurch wird ein Zeitplansegment erstellt, aber Sie müssen das Segment noch bearbeiten, um alle zusätzlichen Informationen zu Rednern, Tags und dem Ort hinzuzufügen, an dem dieses Zeitplansegment stattfinden wird. 

    Hinweis: Wird ein Segment auf diese Weise erstellt, erfolgt eine automatische Standardeinstellung auf „Bühne“. 
  • Kalenderansicht

    Vergewissern Sie sich, dass Sie oben auf der Seite auf Kalender klicken. In der Kalenderansicht sollte Ihr Zeitplan etwa so aussehen:

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    Um einen Zeitplan manuell hinzuzufügen, klicken Sie auf die Schaltfläche Zum Zeitplan hinzufügen und geben alle Informationen im Modal auf der rechten Seite ein.

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    Wählen Sie zunächst aus, ob das Plansegment ein Hybridsegment oder ein virtuelles Segment sein soll. Je nachdem, welches Sie auswählen, sehen Sie möglicherweise zusätzliche Felder, die Sie ausfüllen müssen.

    Um das Erstellen Ihres Planungssegments abzuschließen, müssen Sie die folgenden Informationen hinzufügen:

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    • Segmenttyp: Wählen Sie aus dem Dropdown-Menü zwischen Bühne, Sitzung, Networking, Messe, Replay, Externe URL, Benutzerdefinierter Bereich [Nur Enterprise-Pläne], App-Bereich oder Pause
        • Das nächste Feld wird je nach vorheriger Auswahl entweder Bühne, Sitzung, Networking, Messe, externe URL, benutzerdefinierter Bereich oder Pause sein (Wählen Sie die tatsächlichen Bühnen oder Sitzungen etc. aus dem Dropdown-Menü aus).
      Hinweis: Sie können die Option Externe URL verwenden, wenn Sie Ihre Teilnehmer zu einer anderen Veranstaltung außerhalb von Hopin leiten möchten oder wenn sie eine zusätzliche Aktivität abschließen möchten
    • Titel: Fügen Sie einen Titel für das Zeitplansegment hinzu
    • Beschreibung: Fügen Sie eine Beschreibung für den Zeitplan mit unserem Rich-Text-Editor hinzu, in dem Sie Text fett, kursiv, unterstrichen oder durchgestrichen, Hyperlinks hinzufügen und Listen erstellen können
    • Start: Startdatum und Uhrzeit
    • Ende: Enddatum und Uhrzeit
    • Zimmer vor Ort (nur Hybrid): Wählen Sie aus, in welchem Raum Ihres Veranstaltungsortes das Segment stattfinden soll
    • Kapazität vor Ort (nur Hybrid): Wie groß ist die Kapazität des Raumes, in dem das Segment stattfindet?
    • Redner: Falls einer zum Event etwas hinzugefügt wurde, können Sie diesen auswählen oder ein neues Profil erstellen
    • Tags: Suchen oder erstellen Sie neue, um Tags hinzuzufügen
    • Teilnahme: regelmäßig oder empfohlen

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    Klicken Sie auf Zu Zeitplan hinzufügen, um Ihr Segment zu erstellen.

  • Eine Programm-CSV-Datei hochladen

    Wenn Sie ein Programm per CSV-Datei-Upload importieren möchten, klicken Sie auf Schaltfläche Hochladen. Um sich die Beispielvorlage anzusehen, klicken Sie auf die Schaltfläche CSV-Vorlage herunterladen . Sie können mithilfe dieser Vorlage die Informationen für Ihr Programm eingeben und speichern. Sobald die Datei fertig ist, laden Sie diese wieder zu Hopin hoch und klicken Sie zum Schluss auf Importieren.

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    Als Nächstes müssen Sie die Felder aus Ihrer CSV-Datei auf die Programmvorlage im Event-Dashboard zuordnen. Wenn die Felder nicht automatisch übereinstimmen, klicken Sie auf die Dropdown-Schaltfläche und wählen für jede Spalte Ihrer CSV-Datei das zutreffende aus. Nach Abschluss klicken Sie auf Felder bestätigen

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    Danach bestätigen Sie das Datums- und Zeitformat in Ihrer CSV-Datei. Fertig! 

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    Was passiert, wenn ich ein anderes Programm im CSV-Format hochladen möchte? 

    Wenn Sie trotz einer existierenden eine weitere Programm-Datei im CSV-Format hochladen möchten, befolgen Sie einfach erneut die zuvor angegebenen Schritte. Dann erscheint ein Pop-up-Fenster mit einer Nachricht, die Sie darauf hinweist, dass ein Programm bereits vorhanden ist.

    Klicken Sie auf An Programm anhängen, um alle vorhandenen Programmelemente sowie die der neu hochgeladenen CSV-Datei zu behalten. Klicken Sie auf Programm ersetzen, um die vorhandenen Programmelemente durch die neuen, die Sie hochladen, zu ersetzen. 

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Kann ich meinen Zeitplan bearbeiten?

Sie können Ihren Zeitplan in vielerlei Hinsicht vor Ihrer Veranstaltung oder sogar dann bearbeiten, wenn Ihre Veranstaltung live ist. Möglicherweise müssen Sie dies tun, wenn ein Sprecher absagt, ein Segment überläuft oder Sie vielleicht einfach Ihre Meinung über etwas geändert haben!

Um herauszufinden, wie Sie Ihren Zeitplan bearbeiten können, lesen Sie unseren Leitfaden.

So fügen Sie meinem Zeitplan Pausen hinzu

Es ist nützlich, Pausen zu Ihrem Zeitplan hinzuzufügen, sodass Ihre Teilnehmer ihren Tag problemlos planen können. Das Hinzufügen einer Pause blockiert einfach diesen Zeitraum in Ihrem Zeitplan.

Dies ist ganz einfach, befolgen Sie einfach diese Schritte , um zu erfahren, wie es geht.

So erstellen Sie eine neue Sitzung mithilfe des Zeitplans

Um beim Erstellen Ihres Events Zeit zu sparen, können Sie jetzt direkt bei Einrichtung Ihres Zeitplans dies tun. Das bedeutet, dass Sie die Möglichkeit haben, neue Sitzungen in Ihren Zeitplan einzubauen, ohne zwischen den verschiedenen Bereichen Ihres Event-Dashboards hin- und hergehen zu müssen. Erstellen Sie einfach eine neue Sitzung und bearbeiten Sie sie später! 

Für weitere Informationen schauen Sie sich bitte diesen Leitfaden dazu an, wie sich Sitzungen aus dem Zeitplan heraus erstellen lassen!

Andere zu beachtende Dinge

  • Organisatoren haben nun die Möglichkeit, den Einbettungs-Code für ihr Event-Programm über iFrame zu generieren und diesen Code auf Websites Dritter einzubetten, so dass dort das Programm erscheint (nur erweiterte Pläne). Weitere Informationen finden Sie hier. 
  • Um Networking zu Ihrem Zeitplan hinzuzufügen, müssen Sie es zuerst aktivieren. Sie können dies tun, indem Sie zu Ihrem Event-Dashboard > Venue > Personenbereich gehen. Lesen Sie diesen Artikel für weitere Informationen. 
  • Wenn Sie Ihrem Event Redner hinzugefügt haben, können Sie diese bestimmten Programmsegmenten zuweisen. Dadurch werden während Ihrer Veranstaltung Profilbild, Name und Überschrift der jeweiligen Person im Programm angezeigt.
  • Geplante Sessions erscheinen erst 5 Minuten vor ihrem geplanten Beginn auf dem Sessions-Tab des Events. Veranstalter können auf Sessions über den Link im Event-Dashboard jederzeit zugreifen. 
  • Wenn die geplante für die Session/Bühne eingeplante Zeit abgelaufen ist, bleibt die Session/Bühne dennoch weiterhin live und wird nicht deaktiviert. Auch wenn nach Ablauf des geplanten Segments niemand hinausgeworfen wird, so verschwinden die geplanten Sessions jeweils 5 Minuten nach der vorgesehenen Ende vom Sessions-Tab. 
  • Die Teilnehmer können sich die Liste der vorherigen Sessions ansehen, indem sie auf Vergangene Segmente anzeigen im Rezeptionsbereich des Events klicken.

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