Auf den ersten Blick kann das Dashboard von Hopin ein wenig einschüchternd wirken, aber es ist eigentlich nicht so schwer, ein Event auf Hopin einzurichten, nachdem Sie es ein paar Mal gemacht haben. Es braucht nur Übung.
Nachfolgend finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung mit allem, was Sie über den Start Ihres ersten Online-Events von Anfang bis Ende wissen müssen.
In dieser Schulung lernen Sie, wie Sie eine einfache Veranstaltung einrichten, die einem virtuellen Veranstaltungsort ähnelt, den Ihre Teilnehmer erkunden können. Wir werden dieser Veranstaltung keinen Zeitplan geben.
Schritt #1: Erstellen Sie Ihre Veranstaltung
Nachdem Sie sich bei Ihrem Konto angemeldet haben, klicken Sie auf die Schaltfläche Event erstellen.
Dadurch wird der Bildschirm „Neues Event“ mit dem folgenden Schnellmenü angezeigt
Name. Der Name Ihres Events kann jederzeit über das Event Dashboard geändert werden.
Start-/Enddatum und -uhrzeit. Die Dauer Ihrer Veranstaltung (2 Stunden beim kostenlosen Plan, maximal 72 Stunden beim Starter- und Wachstumsplan. Kann auf dem Erweiterten Plan bis zu 240 Stunden verlängert werden).
Eventtyp
- Öffentliche Veranstaltungen werden auf dem Event Marketplace aufgelistet, um Ihnen zu helfen, mehr Aufmerksamkeit zu erzielen und mehr Ticketverkäufe zu erzielen. Jeder kann eine öffentliche Veranstaltung entdecken und daran teilnehmen (sie werden von Suchmaschinen indiziert).
- Versteckte Veranstaltungen kann nur über einen Link oder nur auf Einladung beigetreten werden.
- Private Veranstaltungen sind passwortgeschützt. Eine gute Wahl für Testveranstaltungen und Veranstaltungen mit eingeschränktem Zugang aus Datenschutzgründen.
Fahren Sie fort, indem Sie auf die Schaltfläche Event erstellen klicken.
Aktualisieren Sie Ihre Einstellungen
Navigieren Sie nach der Erstellung in Ihrem Event-Dashboard zu Setup > Basics, um weitere Einstellungen zu konfigurieren.
Auch bestehende Einstellungen wie der Name der Veranstaltung oder die Start- und Endzeit etc. können hier geändert werden. Die anderen Einstellungen, die Sie beachten sollten, sind:
Zeitzone
Zeitzonen werden automatisch in die Region Ihres Teilnehmers lokalisiert. Wenn Sie hier eine Zeitzone auswählen, können Sie später leichter einen Zeitplan erstellen (in dieser Lektion nicht behandelt).
Veranstaltungsbanner
Hier können Sie Ihr Veranstaltungsbanner hochladen, das auf den Registrierungs- und Rezeptionsseiten angezeigt wird, sowie einen Hintergrund auf der Hauptbühne.
Wir empfehlen, ein Bild ohne Text hochzuladen, da dieses Bild im Hintergrund mit dem Titeltext Ihrer Veranstaltung darüber gelegt wird. Wenn Sie kein Bild hochladen, wird ein Standardfoto verwendet.
Für beste Ergebnisse sollte das Event-Banner 1500 x 600 Pixel groß sein.
Veranstaltungssegmente
Wählen Sie die Bereiche aus, die Ihre Veranstaltung haben soll:
- Bühne ist für Live-Sprecher, Präsentationen, Gespräche, Interviews, Live-Streaming und Webinare. Bis zu fünf Personen können gleichzeitig auf der Bühne sein und 100.000 Teilnehmer können die Bühne Ihrer Veranstaltung verfolgen.
- Sitzungen Segment ist der Bereich für Live-Video-Gruppendiskussionen und Roundtables. Sie (und Ihre Teilnehmer) können virtuelle Roundtables in Sitzungen basierend auf einem Thema einrichten. Bis zu 20 Teilnehmer können sich „hinsetzen“ und einer Sitzung über die Live-Kamera beitreten. Bis zu 500 Personen können sich eine Sitzung ansehen (ohne vor der Kamera teilzunehmen).
- Netzwerken ist der Ort, an dem Einzelgespräche geführt werden. Die Teilnehmer werden nach dem Zufallsprinzip zugeordnet und können sich verbinden (Hopins Methode zum Austausch von Kontaktinformationen für eine einfache Nachverfolgung). Sie legen fest, wie lange sie sich treffen. Teilnehmer treffen bei einer Veranstaltung nicht zweimal dieselbe Person.
- Ausstellung (Expo) ist für Ihre virtuellen Verkaufsstände, egal ob Sie zwei oder zweihundert davon haben.
- Wiederholung (nur bei kostenpflichtigen Plänen verfügbar) ist für die Teilnehmer, um Veranstaltungsaufzeichnungen anzusehen.
Je nach Ziel und Art Ihrer Veranstaltung können Sie eine beliebige Kombination dieser Bereiche oder alle auswählen.
Früher Zugang
Wenn Sie den Early Access aktivieren, haben Ihre Teilnehmer bis zu zwei Wochen vor dem Startdatum Zugang zum Empfangsbereich Ihrer Veranstaltung.
Weitere Informationen finden Sie in unserem Leitfaden.
Erweiterte Einstellungen
Erweitern Sie diese, indem Sie auf den Text klicken, um weitere Einstellungen anzuzeigen.
Eventtyp
Sie können den zuvor ausgewählten Eventtyp ändern, wenn Sie dies wünschen.
Gerätezugriff
Wenn Sie Bedenken haben, dass Teilnehmer Anmeldedaten für die Teilnahme an der Veranstaltung teilen, können Sie sie jeweils auf ein Gerät oder einen Browser-Tab beschränken. Benutzer werden benachrichtigt und haben die Möglichkeit, zu wechseln, wenn sie mehr als einmal beitreten. Aktivieren Sie einfach das Kontrollkästchen, um die Anzahl der geöffneten Geräte und Registerkarten der Teilnehmer einschränken zu aktivieren.
Wenn Sie fertig sind, klicken Sie unten auf der Seite auf Speichern, um fortzufahren.
Sitzungsanzeige
Wenn eine Sitzung an ein Zeitplansegment angehängt ist, wird sie standardmäßig nur 5 Minuten vor und nach der eingestellten Zeit angezeigt. Hier können Sie dies jedoch anpassen, damit Ihre Sitzung außerhalb der geplanten Segmentzeit länger angezeigt werden kann!
Schritt #2: Aktualisieren Sie Ihre Event-Registrierungsseite
Auf der Registrierungsseite registrieren sich Ihre Teilnehmer über Tickets für Ihre Veranstaltung. Auf der Registrierungsseite werden auch die verschiedenen Komponenten Ihrer Veranstaltung angezeigt, sofern vorhanden, einschließlich Sponsoren, Zeitplan, Referenten und Ständen. Zum Hintergrund: Bei Hopin haben wir unsere eigenen Registrierungssysteme entwickelt, damit Sie sich keine Sorgen machen müssen, eine andere Plattform zu verwenden, um Zahlungen für Ihre Teilnehmerliste zu sammeln, zu verfolgen, zu verwalten und zu akzeptieren. Es ist jedoch durchaus möglich, ein separates Registrierungssystem für Ihr Online-Event auf Hopin zu verwenden, indem Sie unsere Ein-Klick-Eintrittslösung „Magic Link“ für unsere Advanced-Pläne verwenden. Mit den Registrierungstools können Sie Tickets für Ihre Veranstaltung, Promo-Codes, Wartelisten, Registrierungsformulare usw. einrichten.
Sie haben zwei Möglichkeiten, Ihre Registrierungsseite einzurichten:
- Verwenden Sie die standardmäßige Registrierungssuite. Diese kann über das Event Dashboard > Registrierungen > Registrierungsseite aufgerufen werden
- Verwenden Sie das Hopin Canvas-Tool, um eine benutzerdefinierte Registrierungsseite einzurichten (nur kostenpflichtige Pläne). Diese kann auf der Seite Event Dashboard > Registrierung > Registrierung aufgerufen werden.
Folgen Sie dieser Anleitung, um Ihre Registrierungsseite mit dem Standard-Registrierungssystem einzurichten, und folgen Sie dieser Anleitung, um Ihre benutzerdefinierte Registrierungsseite mit dem Canvas-Tool einzurichten.
Fast fertig! Noch ein Schritt.
Schritt #3: Erstellen Sie Ihre Empfangsseite
Gehen Sie zur Registerkarte Veranstaltungsort, um die Registerkarte Rezeption in Ihrem Event-Dashboard zu finden.
Hier können Sie Ihre Willkommensnachricht für Ihre Veranstaltung verfassen. Dies ist das Erste, was Ihre Teilnehmer sehen, wenn sie Ihre Veranstaltung betreten. Daher ist es wichtig, sie über das Geschehen zu informieren.
Wenn Sie eine Veranstaltung ohne Zeitplan veranstalten, können Sie hier einen Spielplan erstellen. Wenn beispielsweise ein Teilnehmer zum ersten Mal der Veranstaltung beitritt, wohin soll er gehen? Fügen Sie das hier hinzu. Es ist auch eine gute Idee, etwas hinzuzufügen wie: „Wie Sie das Beste aus dieser Veranstaltung herausholen.“
Auf der Rezeptionsseite können Sie auch Links zu Ressourcen hinzufügen, die Ihre Teilnehmer kennen sollten.
Sponsoren
Wenn Sie Sponsoren für Ihre Veranstaltung haben und diese auf Ihrer Empfangsseite anzeigen möchten, müssen Sie sie zuerst über die Registerkarte Veranstaltungsort hinzufügen. Gehen Sie nach dem Hinzufügen zurück zur Registerkarte Rezeption und fügen Sie Ihre Sponsoren hinzu.
Sponsorlogos können in drei Sponsoring-Stufen eingeteilt werden: Gold, Silber und Bronze. Erfahren Sie hier mehr darüber, wie Sie Sponsoren zu Ihrer Veranstaltung hinzufügen.
Empfohlen: Fügen Sie einen Zeitplan und Redner hinzu
Zeitplan
Sie können Ihrer Veranstaltung auch einen Zeitplan hinzufügen. Zeitpläne bieten eine klare Struktur und Informationsquelle, damit Ihre Teilnehmer wissen, was während der Veranstaltung passiert und wo sie sich befinden sollten.
Wenn Sie einen Zeitplan erstellen, wird dieser automatisch auf der Registrierungsseite und der Rezeptionsseite Ihres Events angezeigt.
Um einen Zeitplan zu erstellen, wählen Sie die Registerkarte Zeitplan im linken Menü Ihres Event-Dashboards und wählen Sie dann Zum Zeitplan hinzufügen.
Ein Segment ist ein Element in Ihrem Zeitplan, das die folgenden Informationen enthält:
- Name des Segments (Beispiel: „Willkommensnachricht und Einführung“)
- Segmenttyp ("Bühne")
- Startzeit ("10:00 Uhr EST")
- Redner ("Bobby Janson")
Sie können auch eine CSV-Datei hochladen, um Ihren Zeitplan zu erstellen. Weitere Informationen zum Erstellen eines Zeitplans finden Sie in dieser Anleitung.
Mit einem Zeitplan fügt Hopin automatisch einen Wegweiser zu den Bereichssymbolen auf der linken Seite Ihres Events hinzu (d. h. Bühne, Sitzungen, Netzwerk…), um Ihre Teilnehmer darüber zu informieren, was wann los ist. Hopin liest Ihren Zeitplan und hängt den roten LIVE-Tag an die aktuell geplanten Bereiche Ihres Events an.
Was ist, wenn ich meinen Zeitplan ändern muss?
Wenn Sie während Ihrer Veranstaltung Änderungen an Ihrem Zeitplan vornehmen müssen (z. B. wenn ein Redner nicht erscheint), können Sie zu Ihrem Veranstaltungs-Dashboard gehen, die Registerkarte Zeitplan auswählen und ein beliebiges Segment Ihrer Veranstaltung bearbeiten. Klicken Sie auf Speichern, wenn Sie fertig sind, und Ihre Veranstaltung wird aktualisiert, wenn Ihre Teilnehmer auf Aktualisieren klicken oder in einen anderen Bereich der Veranstaltung wechseln.
Weitere Informationen zum Bearbeiten Ihres Zeitplans finden Sie in diesem Artikel.
Referenten
Es gibt mehrere Möglichkeiten, wie Sie Ihrer Veranstaltung Sprecher hinzufügen können.
Eine Möglichkeit, Referenten hinzuzufügen, besteht darin, zu Ihrem Event-Dashboard > Personen > Redner zu navigieren. Hier können Sie alle Ihre Lautsprecher hinzufügen, entfernen und bearbeiten.
Weitere Informationen zum Hinzufügen eines Redners zu Ihrer Veranstaltung finden Sie in unserem Leitfaden.
Nachdem Sie Sprecher hinzugefügt haben, können Sie zu Ihrem Zeitplanbereich zurückkehren und das Segment auswählen, an dem sie teilnehmen. Unter der Überschrift "Sprecher" gibt es eine Dropdown-Box, in der Sie Ihre vorhandenen Sprecherprofile auswählen können. Alternativ können Sie direkt aus Ihrem Terminplan ein neues Profil erstellen.
Wenn Sie mit dem Hinzufügen von Segmenten und Lautsprechern fertig sind, klicken Sie auf Speichern. Sie können jederzeit zurückkommen und Ihren Zeitplan, die Empfangsseite und die Registrierungsseite (sowie jede andere) vor oder während Ihrer Veranstaltung ändern.
Machen Sie Ihre Veranstaltung LIVE!
An dieser Stelle haben Sie alles, was Sie brauchen, um Ihre Veranstaltung zu starten. Sie können noch viel mehr tun, z. B. Sponsoren und Anbieter hinzufügen, aber Sie können später daran arbeiten. Im Moment sind Sie bereit, live zu gehen!
Gehen Sie zum Veranstaltungs-Dashboard.
Klicken Sie links auf Veröffentlichen, um Ihre Veranstaltung zu veröffentlichen.
Sobald Ihre Veranstaltung veröffentlicht wurde, können Sie den Link Ihrer Registrierungsseite (von der Übersichtsseite des Veranstaltungs-Dashboards) kopieren und mit der Werbung beginnen! Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Veranstaltung veröffentlichen, bevor Sie den Link zur Registrierungsseite teilen – andernfalls funktioniert der Link nicht und leitet die Leute auf die Homepage von Hopin weiter.
Alle Details Ihres Events können jederzeit bearbeitet werden, wenn Sie eine Änderung vornehmen müssen, sodass Sie vor der Live-Schaltung nicht alles perfekt machen müssen. Sie können jetzt Besucher, Registrierungen und Einnahmen auf Ihrer Übersichtsseite verfolgen.
Herzlichen Glückwunsch, Ihr erstes Online-Event ist live auf Hopin!
Kontaktieren Sie uns gerne unter support@hopin.com falls Sie Fragen haben oder Hilfe benötigen.