Genau wie bei jeder anderen Veranstaltung, ob online oder offline, werden Sie und Ihr Team vermutlich ein wenig gestresst sein. Redner können in letzter Minute absagen oder nicht erscheinen, eine Netzwerkverbindung kann ausfallen, und ein Teilnehmer könnte sich daneben benehmen – aber keine Sorge, hier sind einige Tipps und Tricks, die Ihnen helfen werden, Ihre Veranstaltung von Anfang bis Ende so stressfrei wie möglich zu gestalten.
Tipp Nr. 1 – Sie brauchen Ihre Veranstaltung nicht zu „beginnen“
Ihre auf Hopin veröffentlichte Veranstaltung öffnet fünf Minuten vor der Startzeit. Auf diese Weise kann jeder über den Link auf der Anmeldeseite an Ihrer Veranstaltung teilnehmen. Die Schaltfläche Tickets verwandelt sich in Veranstaltung betreten und jeder, der sich registriert hat, landet an der Rezeption und beginnt zu interagieren. Auf der Registerkarte „Personen“ können Ihre Teilnehmer chatten, Umfragen einsehen und sich über andere Teilnehmer informieren.
Sie müssen überhaupt nichts tun, um Ihre Veranstaltung zu „beginnen“. Es läuft automatisch ab. Die meisten Veranstalter „beginnen“ ihre Veranstaltung auf der Bühne mit einer Begrüßung, aber Sie können Ihre Veranstaltung so beginnen, wie Sie möchten.
Tipp 2 – Öffnen Sie drei Browser-Tabs
Um Ihre Veranstaltung zu verwalten, benötigen Sie drei offene Browser-Tabs:
- Die Veranstaltung selbst - so können Sie als Teilnehmer an den Sessions, dem Networking, den Expo-Ständen und anderen Aspekten der Veranstaltung teilnehmen.
- Die Backstage -- damit Sie auf die Bühne übertragen können.
- Ihr Event-Dashboard -- damit können Sie von unterwegs Änderungen an den Einstellungen Ihrer Veranstaltung vornehmen, wie z. B. Endzeiten, Änderungen am Zeitplan, Hinzufügen von Rednern oder Sessions oder das Einsetzen von voraufgezeichneten Videos auf der Bühne oder in den Ständen der Anbieter. Alle Änderungen erfolgen in Echtzeit, sobald Sie sie speichern.
Tipp 3 – Bedenken Sie die Bühnenverzögerung
Es gibt eine Verzögerung von 10–15 Sekunden zwischen der Backstage und der Hauptbühne. Wenn Sie also mit der Übertragung auf die Bühne beginnen, werden Sie nicht sofort erscheinen. Das ist OK. Sprechen Sie ganz normal weiter. Wenn die Hauptbühne zu streamen beginnt, müssen Sie sicherstellen, dass sie auf Ihrem Gerät stummgeschaltet ist. Sie können die Bühne stumm schalten, indem Sie die Lautstärke verringern oder auf das Lautsprechersymbol unten links im Bühnen-Stream klicken. Andernfalls werden Sie ein störendes Echo wahrnehmen.
Wenn Sie Ihren Teilnehmern während der Präsentation im Backstage-Bereich eine Frage stellen, werden die Antworten ca. 10–15 Sekunden nach Ihrer Frage im Chat angezeigt.
Tipp 4 – Stumm schalten, Löschen oder Entfernen von unangemessenem Teilnehmerverhalten
Wenn ein Teilnehmer unangemessene Nachrichten im Chat schreibt, können Sie auf das rote „Papierkorbsymbol“ neben seiner Nachricht klicken, um sie sofort zu löschen:
Sie können auch auf die Registerkarte Personen gehen, den Teilnehmer suchen und auf die Schaltfläche Diese Person stumm schalten klicken, um zu verhindern, dass der Teilnehmer während der Veranstaltung Nachrichten sendet.
Mit der Option „Diese Person sperren“ wird der Teilnehmer sofort von der Veranstaltung ausgeschlossen
Klicken Sie unten im neuen Fenster auf Sperre aufheben. Dies wird den Nutzer daran hindern, wieder an der Veranstaltung teilzunehmen.
Sollte ein Problem mit einem Nutzer fortbestehen, können Sie sich direkt an das Support-Team wenden. Wir werden umgehend reagieren, die Situation analysieren und die Person aus der Veranstaltung im Back-End entfernen. Erfahren Sie hier mehr über die Sitzungsmoderation.
Tipp 5 – Halten Sie einen Ersatzplan für ausfallende Redner oder schlechte Netzwerkverbindungen bereit
Wie bei jeder Veranstaltung, ob online oder offline, können gewisse Dinge passieren. Menschen werden krank, werden weggerufen oder verspäten sich. Es gibt Dinge, auf die Sie keinen Einfluss haben, die Sie jedoch berücksichtigen müssen. Es ist immer gut, einen Ersatzplan für solche Fälle zu haben — vielleicht kann ein anderer Redner oder jemand aus Ihrem Team einspringen, oder man kann sich einem anderen Bereich der Veranstaltung zuwenden, z. B. dem Networking oder den Sitzungen. Alternativ können Sie Ihre Gäste dazu ermuntern, den Expo-Bereich zu erkunden.
Tipp 6 – Präsentation Ihrer Folien im Backstage-Bereich
Um Ihre Folien im Backstage-Bereich zu präsentieren, gehen Sie folgendermaßen vor:
- Öffnen Sie Ihre Folien in einer neuen Registerkarte oder Anwendung.
- Wenn Sie auf dem Bildschirm erscheinen, klicken Sie in der Backstage auf Screen-Sharing (es sieht aus wie ein Computer mit einer roten Linie).
- Sobald die Optionen angezeigt werden, wählen Sie aus, ob Sie die Chrome-Registerkarte, den gesamten Desktop oder die Anwendung für Ihre Folien freigeben möchten.
- Ihre Kamera und Ihre Folien werden in der Mitte der Backstage vertikal 50-50 aufgeteilt.
- Deaktivieren Sie die Kamera, indem Sie auf das Kamerasymbol klicken. Ihr Screen-Sharing wird dann automatisch den gesamten Bereich für die Teilnehmer auf der Bühne erfassen.
Wenn Sie weitere Details zur Präsentation von Folien aus der Backstage benötigen, lesen Sie bitte unseren Support-Leitfaden.
Weitere Informationen zur Präsentation von Folien während der Veranstaltung finden Sie in unserem Leitfaden Powerpoint freigeben.
Tipp 7 – Leiten Sie Ihre Teilnehmer mit Chat-Nachrichten
Erwähnen Sie das Programm in einer Begrüßungsnachricht auf der Bühne oder nutzen Sie den Veranstaltungs-Chat, um den Teilnehmern mitzuteilen, wo sie sich aufhalten sollen. Die Veranstalter-Nachrichten sind immer farblich hervorgehoben, damit sie leicht zu erkennen sind.
Über einen Link können Sie auf den Bereich verweisen, zu dem Sie die Besucher führen möchten. Fügen Sie im Veranstaltungs-Chat beispielsweise einen Link zu einer bestimmten Session ein, an der sich Ihre Teilnehmer beteiligen sollen (z. B. https://www.hopin.com/events/your-event-name/schedule/1485/roundtables/1057). Wenn Sie in Hopin einen Link einfügen, wird er automatisch zu einem klickbaren Hashtag verkürzt (z. B. #sessions/1057). Mit nur einem Klick landen die Teilnehmer im entsprechenden Bereich.
Nachdem Sie einen Link oder eine Nachricht eingefügt haben, heften Sie diesen an den Chat an! Unsere Angeheftete Nachrichten -Funktion ermöglicht es, dass jeder Chat seine eigene angepinnte Nachricht hat, um die Teilnehmer zu leiten. Um eine angeheftete Nachricht zu erstellen, senden Sie eine Chat-Nachricht und bewegen Sie den Mauszeiger über die Nachricht. Daraufhin wird ein „Reißzwecken“-Symbol angezeigt, auf das Sie einfach nur klicken müssen.
Hier unten sehen Sie, wie es im Chat aussieht.
Sobald Sie auf das Symbol klicken, wird es an den Anfang des Chats gestellt:
Tipp 8 – Ersetzen Sie die Bühne durch ein aufgezeichnetes Video
Wenn Sie mit Ihren Live-Veranstaltungen auf der Bühne fertig sind, können Sie die Bühne vom Livestream auf ein voraufgezeichnetes Video umschalten. Auf diese Weise können sich die Teilnehmer ein Video ansehen, wenn sie die Bühne besuchen, obwohl die Veranstaltung nicht live ist (Aufzeichnungen sind erst nach der Veranstaltung verfügbar).
Sie können die Bühne von Livestream zu voraufgezeichnetem Video wechseln, indem Sie zu Event-Dashboard → Veranstaltungsort → Bühne gehen. Klicken Sie hier, um die Bühne zu bearbeiten, und wechseln Sie den „Stream-Anbieter“ von „Hopin“ zu „YouTube“/„Vimeo“/„Wistia“. Geben Sie dann die Video-ID ein, und klicken Sie auf Speichern.
Gehen Sie zu Ihrer Veranstaltung und klicken Sie auf Aktualisieren, damit das voraufgezeichnete Video auf der Bühne abgespielt werden kann.
In unserem Bühnen-Tutorial und Expo-Tutorial finden Sie weitere Informationen zu voraufgezeichnetes und Live-Videos.
Tipp 9 – Nach Ihrer Veranstaltung
Die Event-Zeit ist strikt einzuhalten und es bleiben Ihnen nach der angegebenen Endzeit nicht mehr als 5 Minuten, bevor Ihr Event geschlossen wird. Wenn Sie zu irgendeinem Zeitpunkt meinen, mehr Zeit zu benötigen, können Sie Ihre Event-Endzeit über Ihr Event-Dashboard > Konfiguration > Grundlagen verlängern (solange Sie dadurch nicht die Obergrenze Ihres Plans überschreiten).
Nach dem Ende der Veranstaltung erhalten die Organisatoren eine E-Mail, um die Event-Berichte einzusehen. Der Abschnitt Event-Berichte ist zu jedem Zeitpunkt der Veranstaltung verfügbar. Veranstalter finden diesen im Event-Dashboard → Analytik → Berichte.
Weitere Informationen zu den verschiedenen Berichten, die Ihnen zur Verfügung stehen, finden Sie im Artikel zuVeranstaltungsberichten oder lesen Sie mehr über unsere Veranstaltungsanalysen.
Wir stehen Ihnen gerne unter support@hopin.com zur Verfügung, falls Sie Fragen haben oder Hilfe benötigen.