So funktionieren Magic Links
Beim Anklicken eines Magic Links meldet sich der Teilnehmer automatisch für ein bestimmtes Event an, falls er bereits über ein mit seiner E-Mail-Adresse verbundenes Hopin-Konto verfügt. Besitzt der Nutzer kein derartiges Hopin-Konto, erstellt der Magic Link ein solches für den Teilnehmer und registriert ihn nach Anklicken für ein bestimmtes Event. Keine zwei Magic Links sind identisch; jeder ist für jeden Teilnehmer des jeweiligen Events einzigartig.
Dieses Video zeigt Ihnen Schritt für Schritt, wie man Magic Links an die Teilnehmer sendet.
So verwendet man das Magic-Link-System
1. Organisator erstellt auf dem Event-Dashboard im Hopin-Event unter Tickets eine gültige Ticketart.
Hinweis: Bevor Sie Teilnehmer per Magic Links registrieren können, muss der Event veröffentlicht sein. Verwenden Sie Ticketarten, um zu bestimmen, welche Teilnehmer ausgewählte Bühnen bzw. Sessions betreten/sehen und spezielle Teilnehmergruppen beim Networking treffen können.
2. Teilnehmer erhalten ihr Ticket auf einer externen Registrierungsseite (z. B. Eventbrite).
3. Organisator überträgt die registrierte Person von der externen Registrierungsseite manuell oder mithilfe von Zapier zu Hopin.
A - Einzelne, mehrere oder alle registrierten Personen einladen
- Wenn Sie Zapier verwenden möchten, schauen Sie sich bitte diese Anleitung an.
- Um die registrierte Person manuell hochzuladen, befolgen Sie bitte die nächsten Schritte.
1. Exportieren Sie die Liste der registrierten Personen von der externen Registrierungsseite.
2. Teilen Sie die registrierten Personen in separate CSV-Dateien (eine CSV-Datei pro Ticketart).
3. Laden Sie die CSV-Beispieldatei für Magic Links von Hopin herunter, um sicherzustellen, dass Sie das richtige Format für die CSV-Datei haben.
Hinweis: In jeder von Ihnen hochgeladenen CSV-Datei ist eine Headerzeile erforderlich.
4. Wählen Sie auf der Registerkarte Einladungen verwalten aus, wie Teilnehmer ihre Magic Links von Hopin erhalten sollen.
B - Eine einzelne registrierte Personen einladen
Klicken Sie auf das Kontrollkästchen in der Kopfzeile der Liste der eingeladenen Benutzer, um alle Teilnehmer auszuwählen, die hochgeladen wurden. Klicken Sie auf die Schaltfläche Einladung senden und jede hochgeladene Person erhält eine individuelle E-Mail mit einem persönlichen Link, um die Einladung anzunehmen und sich für die Veranstaltung anzumelden. Sie können Angemeldete auch einzeln auswählen, indem Sie dazu auf das Kontrollkästchen neben dem jeweiligen Angemeldeten klicken, um Einladungen zielgerichtet zu versenden. Gäste müssen auf den Link in der Einladungs-E-Mail klicken, um automatisch in ihr Hopin-Konto eingeloggt zu werden und direkt nach der Verifizierung auf die Veranstaltung zuzugreifen, mehr dazu unten.
Einladungsstatus für importierte Teilnehmer wird zuerst Noch nicht eingeladen angezeigt, bis ein Veranstalter Einladung sendenauswählt.
Sobald die Einladungen versendet wurden, wird der Einladungsstatus auf Eingeladen aktualisiert.
Um E-Mails mit der Magic-Link-Einladung erneut an einen Teilnehmer zu senden, wählen Sie einfach einen Teilnehmer aus, indem Sie auf das entsprechende Kontrollkästchen klicken und auf Einladung senden klicken. Sie können auch mehrere Teilnehmer auswählen oder alle Teilnehmer erneut auswählen und auf Einladung senden klicken. Sie können Magic Links erneut an Teilnehmer senden, die ihre Magic Link-Einladung noch nicht angenommen haben, sowie an Teilnehmer, die ihre Magic Link-Einladung bereits angenommen haben.
Hinweis: Abgelehnte Einladungen können nicht erneut gesendet werden, da Benutzer sich von allen Event-E-Mails abgemeldet und sich nicht registriert haben.
Was passiert, wenn der Nutzer auf den Magic Link klickt?
Sobald ein Teilnehmer seine Magic Link-Einladung angenommen hat, indem er auf die Schaltfläche in der E-Mail geklickt hat, landet er auf einer E-Mail-Bestätigungsseite und erhält eine Bestätigungs-E-Mail. Der Verifizierungslink ist 10 Minuten lang aktiv. Nach Ablauf wird dem Benutzer ein neuer Link angezeigt, wenn er auf den vorherigen Link in der ursprünglichen Bestätigungs-E-Mail klickt. Der Magic Link fungiert als „Zugangspass“ für den Event. Dadurch müssen sich die Teilnehmer nicht zuerst bei Hopin anmelden, sondern gelangen direkt zu ihrem Hopin-Konto und dem Event.
Sobald ein Teilnehmer die Magic-Link-Einladung angenommen und anhand der Verifizierungs-E-Mail bestätigt hat, aktualisiert sich der Einladungsstatus und lautet dann Registriert.
Um mehr darüber zu erfahren, wie der Vorgang aus Sicht des Endbenutzers aussieht, lesen Sie bitte unseren Wissensdatenbank-Leitfaden.
Hinweis: Die Teilnehmer werden erst als registriert angezeigt, nachdem sie über die Bestätigungs-E-Mail verifiziert wurden. Beachten Sie auch, dass Teilnehmer auch eine Einladung ablehnen können und sie als Abgelehnt angezeigt werden.
Dies sollten Sie als Organisator im Fall von abgelehnten „Magic Link“-Einladungen beachten
Klicken Sie auf die Registerkarte Einzeleinladung und geben Sie die Details des Angemeldeten ein (d. h. E-Mail, Vorname, Nachname & Überschrift) und Sie können eine E-Mail mit der Magic-Link-Einladung direkt an einen einzelnen Registranten senden. Sie haben die Möglichkeit, zuerst eine Test-E-Mail zu senden, und sobald Sie mit der E-Mail zufrieden sind, können Sie die Einladung direkt von dieser Seite senden.
Hinweis: Wenn Sie die E-Mail-Vorlage für die Magic-Link-Einladung ändern möchten, kann dies über das Event-Dashboard > E-Mail > E-Mails anpassen Registerkarte (verfügbar für ausgewählte Pläne) erfolgen.
Tipps: So lassen sich Fehler beim Hochladen von CSV-Dateien vermeiden.
- Laden Sie immer die Vorlage herunter (empfehlenswert), um sicherzustellen, dass Sie die aktuellste Version der CSV-Datei einschließlich korrekter Spalten haben
- Vergewissern Sie sich, dass Ihre CSV-Datei nur über einen Tab oder ein „Arbeitsblatt“ verfügt
- Verwenden Sie keine Filter in Ihrer CSV-Datei
- Laden Sie eine CSV-, keine XLS- oder XLSX-Datei hoch
- Stellen Sie sicher, dass Ihre CSV-Datei in Form von kommagetrennten Werten und nicht semikolongetrennten Werte exportiert wird
- Stellen Sie sicher, dass Ihre Spaltenüberschriften richtig sind: E-Mail-Adresse, Vorname, Nachname, Überschrift (Groß-/Kleinschreibung beachten)
- Bitte versuchen Sie, die Namensgebung der CSV-Datei so einfach wie möglich zu gestalten, und verwenden Sie für den Dateinamen keine Leer- oder Sonderzeichen
- Es empfiehlt sich, die Datei manuell hochzuladen und „Datei auswählen“ zu benutzen, um die richtige CSV-Datei zu finden.
- Vergewissern Sie sich, dass die CSV-Datei über eine Unicode-Textkodierung (UTF-8) verfügt, da es im Falle einer anderen zu Problemen mit Sonderzeichen kommen kann.
Dies sollten Sie als Organisator im Fall von abgelehnten „Magic Link“-Einladungen beachten
Magic Link-Einladungen sind sehr flexibel, so dass sie verschiedene Benutzerbedürfnisse und Szenarien erfüllen. Näheres zu einigen weiteren Optionen, die Sie als Veranstalter in Bezug auf abgelehnte Magic Link-Einladungen im Auge behalten sollten, finden Sie im Folgenden.
- Der Organisator wählt einen abgelehnten Magic Link aus der Liste aus und versendet eine Einladung:
– E-Mails werden im Fall von abgelehnten Einladungen nicht versendet. - Der Organisator sendet eine einzelne Einladung an einen Benutzer, der bereits eine „Magic Link“-Einladung abgelehnt hat:
– Der Benutzer sollte keine E-Mail mit einer Einladung erhalten.
– Der Einladungsstatus wird weiterhin als abgelehnt angezeigt. - Der Organisator lädt eine CSV-Datei mit Benutzern hoch, die eine „Magic Link“-Einladung bereits abgelehnt haben:
- Für abgelehnte Einladungen werden keine E-Mails versendet. - Der Organisator storniert die abgelehnte „Magic Link“-Einladung:
– Die „Magic Link“-Einladung ist gelöscht.
– Der Organisator kann die Einladung nun erneut versenden.
Wenn Sie Fragen haben oder Hilfe benötigen, können Sie sich gerne unter support@hopin.com an uns wenden.