Einrichten von Cvent auf der Hopin-Plattform

Mit welchen Plänen ist die Hopin<>Cvent-Integration derzeit verfügbar?

Die Cvent-Integration ist mit den Business- und Enterprise-Plänen von Hopin verfügbar.

Welche Funktionen bietet die Hopin<>Cvent-App?

Derzeit unterstützt unsere Cvent-Integration:

1. Importieren von Registrierungen aus Ihren Cvent-Events: Wenn sich jemand zu Ihrem Event auf Cvent anmeldet, importieren wir diese Registrierungen (inklusive aller benutzerdefinierten Felder) in Hopin als Magic-Link-Einladungen.

2. Magic Links von Hopin an Cvent weiterleiten: Wenn Sie Ihre E-Mails von Cvent aus senden möchten, können Sie das Feld auf Ihrem Registrierungsobjekt angeben, das den Magic Link von Hopin erhalten soll.

3. Exportiert automatisch den Teilnehmerstatus von Hopin zu Cvent, wenn die Teilnehmer des Events auf Hopin beitreten.

Wie oft wird die Hopin<>Cvent-Integration synchronisiert?

Die Integration wird einmal pro Stunde synchronisiert. Dies ist aufgrund der API-Limitierung auf der Seite von Cvent erforderlich.

Welche Daten werden zwischen Hopin<>Cvent synchronisiert?

Wir synchronisieren derzeit Vorname, Nachname und E-Mail zwischen den Plattformen. Wir arbeiten aktiv daran, das gesamte Registrierungsobjekt (Überschrift, Website, benutzerdefinierte Formularfragen) zu synchronisieren.

So richten Sie die Cvent-Integration ein

So beginnen Sie mit Ihrer Cvent-Integration:

• Ihre Event-Konto-ID 

• Ein Cvent-API-Benutzer für Ihr Konto konfigurierter 

  • Den Benutzernamen für diesen Benutzer
  • Das Passwort für diesen Benutzer
  Hinweis: Stellen Sie sicher, dass Sie den API-Benutzer verwenden und nicht den Cvent-Web-Benutzer. Sie können mit einem Cvent-Mitarbeiter zusammenarbeiten, um Ihren API-Zugriff zu aktivieren. Weitere Details finden Sie hier.

Sie können diesen >Cvent-Artikel zur Erstellung interner Informationen lesen, da Sie diese für eine einzelne Veranstaltung oder als Standard (für alle Veranstaltungen) erstellen können.

So starten Sie mit der Cvent-App:

1. Um loszulegen, müssen Sie die Cvent-App in Ihrer Hopin-Organisation installieren. Sie können auf den App Store zugreifen, indem Sie zu Ihrem Organisations-Dashboard gehen und zur Registerkarte Apps wechseln. Klicken Sie dann auf Mehr im App Store entdecken. 

2. Sie können Cvent unter der Kategorie CRM finden oder diesem Link folgen, um direkt zur Seite zu gelangen. Klicken Sie auf App installieren, um die Cvent-App zu Ihrer Organisation hinzuzufügen.

3. Klicken Sie in dem neuen Fenster auf Neue Authentifizierung.

4. Geben Sie Ihre Cvent-Anmeldedaten ein:

• Ihre Umgebung (Produktions- oder Sandbox-Konto)
• Cvent-Konto-ID
• Cvent API-Benutzername
• Cvent-API-Benutzerkennwort

5. Klicken Sie auf Hinzufügen und dann auf Weiter.

6. Wenn Sie auf dem Bildschirm „Cvent Fields Mapping“ möchten, dass Ihre Hopin-Magic-Links nach Cvent verschoben werden, geben Sie die Cvent Internal-Information an, zu der der Magic Link verschoben werden soll.

Sie können eine Frage auch auf Organisationsebene in Cvent einrichten (die auf alle Ereignisse in Cvent angewendet wird), indem Sie zu Admin > Events > Management von Eingeladenen > Interne Informationen navigieren und eine einzeilige Frage wie oben hinzufügen (sie muss einen eindeutigen Fragecode haben, z. B. default-hopin-magic-link).

7. Wenn Sie den Teilnehmerstatus automatisch von Hopin nach Cvent exportieren möchten, aktivieren Sie bitte das Kontrollkästchen „Teilnehmerstatus exportieren“.

Wir verwenden die Methode cventapi.CheckIn, was dazu führt, dass das Feld  „Event-Teilnehmer“ in Cvent (unter Management der Eingeladenen > Eingeladene und Angemeldete) auf „Ja“ geändert wird. Um die richtige Veranstaltung in Cvent zuzuordnen, verwenden wir das Hopin TicketID (in Cvent „Zulassungsobjekt“ genannt) Mapping (Konfigurationsdetails unten).

Der Teilnehmerstatus wird automatisch aktualisiert, wenn ein Teilnehmer der Veranstaltung beitritt. Dies funktioniert derzeit nur für Teilnehmer, die aus Cvent in Hopin importiert wurden (wenn ein Teilnehmer eine Veranstaltung betritt, aber noch kein Cvent-Teilnehmer ist, wird sein Status nicht aktualisiert).

8. Klicken Sie auf Fertigstellen und Sie sind bereit, die Cvent-Integration zu nutzen!

Einrichten Ihrer Events in Cvent

Um Ihre Cvent-Anmeldungen den richtigen Tickets in Hopin zuzuordnen, müssen Sie die folgenden Schritte durchführen:

1. Identifizieren Sie in Hopin das Ticket, für das die Personen registriert werden sollen.

• Navigieren Sie in Ihrem Event-Dashboard zur Registerkarte Registrierungen > Tickets.
  
• Kopieren Sie die Ticket-URL, fügen Sie sie an beliebiger Stelle ein und kopieren Sie den "Code"-Teil der URL (die "xeTWv3xjdXo2yw89L71K7Jprcke" in der Abbildung unten).
  

2. Gehen Sie in Cvent zu den Event-Details > Zulassungspunkte.

3. Bearbeiten Sie das Zulassungselement für Ihren Event.

4. Ändern Sie das Feld Name, um Ihrem Hopin-Ticketnamen zu entsprechen.

5. Geben Sie den Ticket-Integrationscode in das Code-Feld ein und klicken Sie dann auf Speichern.

6. Jede neue Registrierung, die für dieses Cvent-Eintrittselement erstellt wird, wird automatisch als Magic Link-Einladung zu Hopin hinzugefügt. Bitte beachten Sie, dass der automatische Import stündlich erfolgt, so dass sich neue Anmeldungen um bis zu einer Stunde verzögern können. Ebenso kann es bis zu einer Stunde dauern, bis Ihre Anmeldungen in Ihrem Hopin-Konto erscheinen, nachdem Sie die Integration aktiviert haben.

7. Gehen Sie in Hopin zu Ihrem Event-Dashboard > Personen > Magic Link Einladungen.