Einrichtung von HubSpot auf der Hopin-Plattform (Business- und Enterprise-Pläne)

Mit welchen Plänen steht die Hopin<>Hubspot-Integration zur Verfügung?

Die Hubspot-Integration ist mit dem Growth-, Pro-, Business- und Enterprise-Plan verfügbar.

Eine Übersicht über unsere Hopin-Lizenzen finden Sie auf unserer Preisseite, Sie können jederzeit unser Vertriebsteam kontaktieren, wenn Sie ein Upgrade besprechen möchten.

Welche Möglichkeiten bietet die Hopin<>Hubspot-Integration?

1. Push-Anmeldung von Hopin zu HubSpot
2. Ziehen Sie Anmeldungen von HubSpot nach Hopin und schieben Sie einen magischen Link zurück zu HubSpot
3. Drücken Sie den Status des Ereignisses „registriert“ und „besucht“ auf HubSpot als Hinweis auf einen Kontakt
4. Benutzerdefinierte Registrierung Q&als „Hinweis“ auf einen Kontakt drücken

Hinweis: Falls Sie mit HubSpot Ihre Magic Links versenden, wird der Tab Magic Links/Einladungen verwalten im Event-Dashboard den Ticket-Status nicht zu Eingeladen aktualisieren. Sie müssen Hubspot nutzen, um zu verfolgen, ob Sie die Einladungen gesendet haben. Sobald eine registrierte Person jedoch ihren Magic Link akzeptiert, ändert sich der Status des Magic Links in Hopin zu Registriert.

Was Sie benötigen, um die HubSpot-Integration zu aktivieren

• Ein HubSpot Operation Hub-Konto, um Zugriff auf Webhooks zu haben, wenn Sie Anmeldungen von HubSpot zu Hopin ziehen und einen magischen Link zurück zu HubSpot senden möchten. Dies ist nicht erforderlich, wenn Sie nur Anmeldungen und den Status „besucht“ von Hopin nach Hubspot verschieben. 
• Ein Feld in Ihrem Hubspot-Kontakt für Hopin, um unseren magischen Link zu übermitteln, nach dem Abrufen einer Registrierung von Hubspot in Hopin (der Magic Link ist der Event-Zugangslink, der an Teilnehmer gesendet wird, und wurde eigens für E-Mail-Adresse, Ticket-Typ und Event des Teilnehmers generiert); im folgenden Beispiel haben wir dieses Feld 'Hopin Magic Link' genannt.
• Ein Feld in Ihrem HubSpot-Kontakt für Hopin, um unseren Magischen Link zu übermitteln, nach dem Abrufen einer Registrierung von HubSpot in Hopin (der Magische Link ist der Veranstaltungszugangslink, der an Teilnehmer gesendet wird, und wurde eigens für E-Mail-Adresse, Ticket-Typ und Veranstaltung des Teilnehmers generiert); im folgenden Beispiel haben wir dieses Feld 'Hopin Magic Link' genannt.

Anleitung für die Integration

So können Sie Ihre HubSpot-Integration in Betrieb nehmen!

1. Um loszulegen, müssen Sie die HubSpot-App in Ihrer Hopin-Organisation installieren. Sie können auf den App Store zugreifen, indem Sie zu Ihrem Organisations-Dashboard und zur Registerkarte „Apps“ gehen. Klicken Sie dann auf Mehr im App Store entdecken.

Sie können HubSpot unter der Kategorie CRM finden, oder Sie können diesem Link folgen, um direkt zur Seite zu gelangen. Klicken Sie auf App installieren, um die HubSpot-App zu Ihrer Organisation hinzuzufügen.

2. Klicken Sie auf Neue Authentifizierung und folgen Sie den Schritten, um sich bei Ihrem HubSpot-Konto anzumelden und dieses zu autorisieren.

3. Sobald Sie Ihr Konto authentifiziert haben, klicken Sie auf Weiter und gehen Sie zum Bildschirm „HubSpot-Kontaktzuordnung“.

4. Jedes Hopin-Feld muss einem Hubspot-Feld zugeordnet werden, damit die Daten in jede Richtung korrekt übermittelt werden können. Vorname, Nachname und E-Mail-Adresse sollten selbsterklärend sein. Wie bereits erwähnt, muss das Feld 'Ticket-Integrationscode‘ in Hopin einem Feld in Ihrem Hubspot-Kontakt zugeordnet werden, das den Ticket-’Integrationscode’ von Hopin enthält. Dieser Code wird verwendet, um die HubSpot-Anmeldung dem richtigen Ticket und Ereignis in Hopin zuzuordnen (wir zeigen Ihnen, wo Sie diesen Code im Abschnitt „Testen der HubSpot-Integration“ unten finden).

Wie bereits erläutert, muss das Feld ‚Magic Link‘ ebenfalls einem Feld in Ihrem Hubspot zugeordnet werden, an das Sie den Magic Link von Hopin übermitteln möchten. Der Magic Link wird als Einladungslink für Ihre registrierten Personen verwendet, wenn Sie Registrierungen von Hubspot zu Hopin abrufen; er wird eigens für die Registrierungs-E-Mail, das Ticket und das Event, für das sie sich registriert haben, generiert. In unserem Beispiel haben wir diese Felder bei unserem Hubspot-Kontakt 'Hopin-Integrationscode' und ‚Hopin Magic Link’ genannt.

Sobald alle Felder konfiguriert sind, klicken Sie auf Weiter, um die Einrichtung abzuschließen.

5. Als Nächstes müssen Sie einen Hubspot-Workflow mit einem Hopin-Webhook einrichten, um Registrierungen zu Hopin abzurufen (Sie können diesen Schritt überspringen, wenn Sie nur die Registrierungen von Hopin nach Hubspot übermitteln möchten).

Kopieren Sie zunächst die URL aus dem Popup-Bildschirm und klicken Sie dann auf Weiter, um die Einrichtung der Integration abzuschließen.

6. Aktivieren Sie auf dem nächsten Bildschirm das Kontrollkästchen, wenn Sie die F&A zur benutzerdefinierten Registrierung als „Notizen“ zum Kontaktdatensatz in Hubspot hinzufügen möchten. Wenn Sie den Status „Angemeldet“ und „Teilnehmer“ nicht als Notizen zum Kontaktdatensatz in Hubspot hinzufügen möchten, deaktivieren Sie bitte das Kontrollkästchen unten.

Klicken Sie auf Weiter, um die Einrichtung der Integration abzuschließen.

7. Aktivieren Sie als nächstes die Kontrollkästchen, wenn Sie möchten, dass Hopin eine Marketing-Veranstaltung für jede Ihrer Hopin-Veranstaltungen erstellt und Teilnehmerstatus zu jedem dieser Marketing-Veranstaltungen hinzufügt.

Klicken Sie auf Beenden, um die Integration einzurichten.

Erstellen eines HubSpot-Workflows

1. Navigieren Sie in HubSpot zu Workflows und klicken Sie auf Workflow erstellen.

2. Wählen Sie Von Grund auf neu starten.

Klicken Sie als Nächstes auf Kontaktbasierter Workflow und dann auf Weiter.

3. Sie müssen einen 'Aufnahme-Trigger' festlegen, d. h. eine Aktion, die den Auslöser für den Workflow darstellt. Wählen Sie den Filtertyp 'Kontakteigenschaften' aus und wählen Sie dann wie bereits beschrieben das Feld in Ihrem Kontakt aus, das den Hopin-'Integrationscode' enthält. Aktivieren Sie, dass der Workflow ausgelöst werden soll, wenn der Kontakt „bekannt“ ist, und klicken Sie dann auf Filter anwenden und Speichern.

4. Klicken Sie nun auf die Schaltfläche '+' und wählen Sie den Workflow Trigger Webhook,  fügen Sie dann die URL ein, die Sie vom Hopin-Integrationsbildschirm kopiert haben, und speichern Sie den Workflow.

5. Geschafft!

Workflow mit benutzerdefinierten Aktionen

1. Navigieren Sie in HubSpot zu Workflows und klicken Sie auf Workflow erstellen.

2. Wählen Sie Bei Null beginnen und einen Kontaktbasierten Workflow und klicken Sie dann auf Weiter.

3. Sie müssen einen 'Aufnahme-Trigger' festlegen, d. h. eine Aktion, die den Auslöser für den Workflow darstellt.

Wählen Sie den Filtertyp Kontakteigenschaften und dann das Feld in Ihrem Kontakt, das den Hopin-Integrationscode enthält, wie zuvor beschrieben.

Aktivieren Sie, dass der Workflow ausgelöst werden soll, wenn der Kontakt „bekannt“ ist, und klicken Sie dann auf Filter anwenden und Speichern.

4. Klicken Sie nun auf die Schaltfläche „+“ und suchen Sie nach der benutzerdefinierten Aktion „Webhook an Tray senden“. Wählen Sie aus den verfügbaren Aktionen diesen Eintrag und klicken Sie auf Speichern.

5. Das war's, Ihre Einrichtung ist fertig. Sie können den Workflow nun überprüfen und veröffentlichen.

Die Hubspot-Integration testen

Jetzt können wir die Integration testen.

1. Zuerst können Sie eine Registrierung in Hopin erstellen, um zu überprüfen, ob sie zu Hubspot übermittelt wird. Wählen Sie dazu die entsprechende Organisation in Ihrem Konto aus, navigieren Sie zur Registerkarte „Events“, wählen Sie einen Event aus und verwenden Sie die Schaltfläche  Vorschau Ereignis, um auf die Anmeldeseite zuzugreifen (dies setzt voraus, dass mindestens ein Ticket erstellt und der Event veröffentlicht wurde).

2. Registrieren Sie sich auf der Anmeldeseite für den Event (wenn Sie sich bereits mit Ihrem Konto registriert haben, können Sie sich auf der Seite ‚Teilnehmer‘ selbst abmelden).

3. Rufen Sie Ihr Hubspot-Konto auf und sehen Sie sich Ihre Kontakte an. Hier sollten Sie die Registrierung sehen.

4. Im Kontakteintrag wird angezeigt, ob sie sich für die Veranstaltung angemeldet haben oder nicht. Wenn Sie das Kontrollkästchen aktiviert haben, um jede benutzerdefinierte Registrierung Q&A als „Notizen“ im Kontaktdatensatz hinzuzufügen, sehen Sie sie auch hier.

5. Als Nächstes können wir testen, ob Registrierungen, die als Kontakte in HubSpot erstellt oder aktualisiert wurden, in Hopin gezogen und Magic Links an HubSpot gepusht werden. Sie können dies tun, indem Sie einen neuen Kontakt in HubSpot erstellen oder einem vorhandenen Kontakt einen Ticket-Integrationscode hinzufügen. Der Kontakt muss einen Vornamen, Nachnamen, eine E-Mail-Adresse und einen Hopin-Ticket-'Integrationscode' haben, um korrekt zu Hopin abgerufen zu werden.

6. Fügen Sie diesen Integrationscode dem Feld zu, das Sie in Ihrem Hubspot-Kontakt erstellt haben, und erstellen Sie dann den Kontakt.

7. Navigieren Sie zu Ihrem Event-Dashboard > Personen > „Magic Link“-Einladungsseite im linken Menü Ihres Events und wählen Sie oben die Registerkarte Einladungen verwalten aus. Sie sollten den Kontakt sehen, den Sie in der Einladungsliste erstellt haben.

8. Überprüfen Sie dann das Magic-Link-Feld bei Ihrem Kontakt in Hubspot, um sicherzustellen, dass der Magic Link korrekt übermittelt wurde.

9. Geschafft! 

HubSpot-Marketingveranstaltungen

Sobald sich die Kontakte registrieren und an dem Event teilnehmen, können Sie die Marketing-Veranstaltung sowie die Anzahl der Personen, die sich registriert oder die Veranstaltung besucht haben, im HubSpot-Kalender sehen.

Befolgen Sie diese Schritte, um loszulegen.

• Aktivieren Sie das Kontrollkästchen "Marketingveranstaltungen automatisch erstellen", um die Marketingveranstaltung automatisch nach der ersten Registrierung für die Veranstaltung zu erstellen

• Kreuzen Sie den „Teilnehmerstatus zur Marketingveranstaltung hinzufügen“ an, um automatisch Informationen über die Teilnahme an der Veranstaltung zur Marketingveranstaltung hinzuzufügen

• Gehen Sie in HubSpot zu Marketing > Kampagnen und wählen Sie dann die Registerkarte Kalender aus.Sie können alle Ihre Marketingveranstaltungen im Kalender basierend auf der Start- und Endzeit der Veranstaltung sehen.

  

• Wenn Sie die Anzahl der Personen sehen möchten, die sich für eine Veranstaltung angemeldet und daran teilgenommen haben, wählen Sie diese Veranstaltung aus und klicken Sie auf Details.

  

• Klicken Sie auf der nächsten Seite auf die Registerkarte Aktionen und wählen Sie in der daraufhin angezeigten Dropdown-Liste Alle Eigenschaften anzeigen.

• Nach der Auswahl können Sie alle Details für die Marketingveranstaltung sehen.

  

Sie können uns gerne unter support@hopin.com kontaktieren, falls Sie Fragen haben oder Hilfe benötigen.