Eine einfache Möglichkeit, sich mit Ihren Teilnehmern über die Details Ihres Events auszutauschen, ist per E-Mail. Mit der integrierten E-Mail-Funktion auf Hopin können Sie E-Mails an alle Teilnehmer auf einmal senden.
Diese umfasst einen völlig neuen Workflow zur E-Mail-Erstellung und aktualisierte Funktionen für Event-Organisatoren wie:
- Die Möglichkeit, mehr als eine E-Mail zu erstellen und zu speichern.
- Die Möglichkeit, sich den Status einer bearbeiteten oder versandten E-Mail anzeigen zu lassen.
- Die Möglichkeit, zuvor erstellte E-Mails zu duplizieren und wiederzuverwenden.
- Ein besser strukturierter Workflow mit individuellen Bearbeitungs-, Vorschau-, Test- und Sendeschritten.
- Die Möglichkeit, verschiedene Ticketgruppen per E-Mail zu versenden
- E-Mails für eine spätere Uhrzeit/ein späteres Datum planen
So verwenden Sie die Beta-E-Mail-Funktion
Wenn Sie auf der Seite E-Mail anTeilnehmer noch keine E-Mail erstellt haben, sehen Sie eine leere Seite mit der Schaltfläche E-Mail erstellen. Alternativ, wenn Sie bereits einige E-Mails erstellt haben, werden Sie diese hier aufgelistet sehen.
Um eine E-Mail zu bearbeiten, fahren Sie einfach mit dem Mauszeiger über die E-Mail und es erscheinen vier Schaltflächen auf der rechten Seite.
Im Folgenden sehen Sie, wie die Workflow-Seite für „E-Mail an Teilnehmer senden“ ausschaut.
- Der E-Mail-Entwurf in der neuen Ansicht enthält alle vorhandenen Anpassungen für die E-Mail-Ankündigung aus dem alten Workflow.
- In der Listenansicht kann sich zur gleichen Zeit mehr als eine E-Mail-Ankündigung befinden.
- Sie haben die Möglichkeit, Ihren Teilnehmern je nach Bedarf verschiedene E-Mail-Ankündigungen zu senden.
- E-Mail löschen
Hinweis: Wenn Sie die Schaltfläche E-Mail erstellen unten links auf der Seite verwenden, öffnet sich die sofort die E-Mail-Editor-Seite.
Im Folgenden sehen Sie, wie die Seite mit dem E-Mail-Editor ausschaut.
Hier können Sie:
1. Wählen Sie aus, an wen Sie Ihre E-Mail senden möchten. Sie können wählen, ob Sie bestimmte Ticketgruppen oder solche, die bereits teilgenommen haben, per E-Mail versenden möchten.
Im ersten Dropdown-Menü können Sie wählen:
- Alle Angemeldeten
- Alle, die teilgenommen haben
- Alle, die nicht anwesend waren
- Alle mit ausstehender Anmeldung
Und in der zweiten können Sie einzelne Ticketarten auswählen, abhängig von denjenigen, die Sie erstellt haben.
2. Benutzen Sie zur Bearbeitung des E-Mail-Texts die Symbolleiste.
3. Bearbeiten Sie den E-Mail-Text in diesem Bereich.
4. Verwenden Sie einen der verfügbaren Personalisierung-Tags.
5. Klicken Sie zur Ansicht der vollständigen Liste der verfügbaren Tags auf Alle anzeigen.
6. Wenn die E-Mail fertig ist, benutzen Sie die Schaltfläche Speichern und Vorschau, um mit dem nächsten Schritt fortzufahren.
7. Verlassen Sie den Editor, indem Sie auf das X oben links klicken, wenn Sie die Bearbeitung zu einem anderen Zeitpunkt beenden möchten.
8. Falls Sie die E-Mail weiter bearbeiten möchten, klicken Sie auf Schaltfläche Zurück zum Bearbeiten.
Weitere Dinge, die zu beachten sind:
- In der Listenansicht kann sich zur gleichen Zeit mehr als eine E-Mail-Ankündigung befinden.
- Sie haben die Möglichkeit, Ihren Teilnehmern je nach Bedarf verschiedene E-Mail-Ankündigungen zu senden.
Wenn Sie die Anpassung der E-Mail abgeschlossen haben, klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern und Vorschau oben rechts, um zur Vorschau-Seite zu gelangen.
Hinweis:
Sobald Sie auf dieser Seite sind, können Sie:
1. Einen Teilnehmer auswählen und die E-Mail in der Vorschau so sehen, wie dieser sie angezeigt bekommt.
Der Text wird anhand des ausgewählten Nutzernamens aktualisiert.
2. Eine Test-E-Mail senden.
Hier können Sie verschiedene Teilnehmer zum Erhalt von Test-E-Mails auswählen und sehen, wie diese für die Empfänger ausschauen. Sie können auch eine Senden zu-E-Mail-Adresse Ihrer Wahl bestimmen. Sobald Sie fertig sind, klicken Sie einfach auf Test E-Mail senden unten rechts.
3. Planen Sie die E-Mail für eine spätere Uhrzeit/ein späteres Datum
Klicken Sie einfach auf den kleinen Pfeil neben der Schaltfläche E-Mail senden und klicken Sie dann auf Später senden , um Ihre E-Mail für einen anderen Zeitpunkt zu planen. Weitere Informationen finden Sie in diesem Handbuch.
4. Die E-Mail senden.
Dadurch wird die endgültige E-Mail an alle registrierten Teilnehmer der Veranstaltung gesendet. Denken Sie daran, diese nochmals zu überprüfen und sicherzustellen, dass sie wirklich bereit für den Versand ist.
5. Die Vorschau-Seite verlassen.
Sie können zurück zur Seite mit den E-Mail-Listen gehen, indem Sie auf die Schaltfläche X oben links klicken.
Nach dem Senden wird die E-Mail in der E-Mail-Liste wie unten gezeigt aktualisiert.
Sie können:
- Sehen Sie, dass die E-Mail gesendet wurde.
- Zeit und Datum des E-Mail-Versands einsehen.
- Mithilfe der Schaltflächen die gesendete E-Mail prüfen, die E-Mail duplizieren und die E-Mail löschen.
So passen Sie E-Mails an
Im Workflow der Teilnehmer-E-Mails unterstützen wir auch eine Vorlagensprache, Liquid Templates, mit der sich Variablen in Ihre E-Mail-Vorlagen einzufügen lassen. Wir empfehlen Ihnen, die dazugehörigen Informationen durchzusehen, wenn Sie mehr erfahren möchten.
Dies ist eine Liste der unterstützten Tags:
- {{user.name}} Der vollständige Name des Empfängers
- {{user.first_name}} Der Vorname des Empfängers
- {{user.last_name}} Der Nachname des Empfängers
- {{event.name}} Der Name des Events
- {{event.link}} Der Link zur Registrierungsseite des Events oder Magic Link des Empfängers zum Event
- {{event.calendar_link}} Ein Link zu einem herunterladbaren Kalenderelement, das den Event-Link oder den Magic Link der Empfänger enthält
- {{ticket.label}} Der Name des Tickets, das der Empfänger besitzt
- {{registration.price}} Der Preis, den der Empfänger für sein Ticket bezahlt hat
- {{event.currency}} Die für bezahlte Tickets verwendete Währung
- {{event.original_picture}} Die URL des Event-Bilds in Originalgröße (als Bildquelle verwenden)
- {{event.medium_picture}} Die URL einer 200*200-px-Version des Event-Bilds (als Bildquelle verwenden)
- {{organiser.medium_picture}} Die URL des Profilbilds der Organisation (als Bildquelle verwenden)
- {{event.todays_schedule}} Programme für heute auflisten
- {{event.tomorrows_schedule}} Programme für morgen auflisten
- {{event.todays_speaker}} Speaker für heute auflisten
- {{event.tomorrows_speaker}} Speaker für morgen auflisten
- {{extra.redeem_link}} Magic Links an Teilnehmer mit dem Status „Annahme ausstehend“ senden
Es ist einfach, die Personalisierungs-Tags zu kopieren. Klicken Sie dazu einfach darauf.
Nach Anklicken werden die Tags in die Zwischenablage kopiert und können nach Bedarf in den E-Mail-Text eingefügt werden.
E-Mails lassen sich vor allem auf zwei Arten anpassen, welche im Folgenden aufgeführt werden.
1. E-Mails bei Hopin mit Klartext anpassen
Hier ist eine Beispiel-E-Mail, die Sie kopieren und in die E-Mail-Box einfügen können:
Hallo {{user.first_name}},
Tag 2 von {{event.name}} hat begonnen!
Sie können hier am Event teilnehmen: {{event.link}}
Bis bald,
Organisator
So sieht das im E-Mail-Editor aus:
So sieht die Vorschau aus:
Falls Sie die E-Mail weiter bearbeiten möchten, klicken Sie auf Schaltfläche Zurück zum Bearbeiten.
Sobald Sie mit Ihrer E-Mail-Vorschau zufrieden sind und diese an alle registrierten Teilnehmer senden möchten, klicken Sie oben rechts auf die Schaltfläche E-Mail senden.
- Markieren Sie den Text, den Sie als Event-Link, Teilnehmername etc. verlinken möchten.
- Klicken Sie auf das Verknüpfen-Symbol in der Symbolleiste, um den Hyperlink zu bearbeiten.
- Geben Sie in das URL-Feld den Personalisierungs-Tag ein, den Sie verwenden möchten. Ändern Sie das -Protokoll zu <other>, wenn Sie den Tag verwenden (z.B. {{event.link}}). Sollten Sie einen direkten Link einsetzen, können Sie das Protokoll als http:// belassen.
2. 2. HTML-Code von einem E-Mail-Ersteller eines Drittanbieters importieren
Mit dieser Methode können Sie Ihre E-Mail mithilfe eines anderen E-Mail-Service-Providers wie MailChimp erstellen. Importieren Sie dann den HTML-Code Ihrer E-Mail-Kampagne nach Hopin.
A. Eine E-Mail-Kampagne in MailChimp erstellen.
- Fügen Sie Ihrer Kampagne Ihre Event-Angaben und Bilder hinzu. Achten Sie darauf, die Liquid-Vorlagen (z.B. {{user.name}} ) bei MailChimp zu verwenden.
Hinweis: Fügen Sie dann die Platzhalter-Hyperlinks in MailChimp hinzu, die später zu einzigartigen Hopin-Hyperlinks werden. Wenn Sie beispielsweise eine Schalfläche für Magic Links (Pro-Nutzer) erstellen, geben Sie eine Fake-URL wie https://mynmame.com. ein. Bei der Bearbeitung der E-Mail in Hopin, fügen Sie die entsprechende Liquid-Vorlage ein; z. B.: {{extra.redeem_link}} - Senden Sie sich selbst die E-Mail, die Sie erstellt haben, zu.
- Speichern Sie die E-Mail als -Vorlage.
- Exportieren Sie den HTML-Code.
B. Fügen Sie den HTML-Code in Hopin ein. Einen Beispielcode sehen Sie hier.
- Klicken Sie bei Hopin auf die Schaltfläche ‚Quelle' und verwenden Sie dann die „Kopieren und einfügen“-Funktion, um den von MailChimp exportierten HTML-Code einzusetzen.
- Drücken Sie auf Ihrer Tastatur Strg/Cmd und F, geben Sie dann MC_PREVIEW ein, um diesen Text im Code zu finden.
- Markieren Sie den nachfolgend angegebenen Code und drücken Sie auf Löschen. Dadurch werden alle Vorschau-Informationen, die von MailChimp in Ihre Hopin-E-Mail übernommen wurden, entfernt.
<!--|IF:MC_PREVIEW_TEXT|-->
<!--[if !gte mso 9]><!----><span class="mcnPreviewText"
style="display:none; font-size:0px; line-height:0px; max-height:0px; max-width:0px; opacity:0; overflow:hidden; visibility:hidden; mso-hide:all;">|MC_PREVIEW_TEXT|</span>
<!--<![endif]--> <!--*|END:IF|*-->
- Klicken Sie erneut auf die Quelle-Schaltfläche. Sie sollten nun den Inhalt Ihrer E-Mail und nicht den HTML-Code sehen.
- Schauen Sie sich eine E-Mail in der Vorschau an und versenden Sie diese testweise. Falls Sie damit zufrieden sind, können Sie sie dann an alle Teilnehmer schicken.
So fügen Sie einer Hopin-E-Mail ein Bild hinzu
Sie können dafür entweder einen E-Mail-Ersteller eines Drittanbieters wie MailChimp verwenden oder dies direkt auf Hopin vornehmen. Zur Vornahme auf Hopin:
- Personalisieren Sie Ihre E-Mail, indem Sie den Mauszeiger an die Stelle bewegen, an die Sie das Bild in den Text Ihrer E-Mail hochladen möchten.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Bild.
- Klicken Sie auf Server durchsuchen.
-
Klicken Sie auf Hochladen.
-
Wählen Sie ein Bild von Ihrem Computer aus, laden Sie es hoch und klicken Sie dann auf das gerade hochgeladene Bild; in unserem Beispiel ‚Picture.png‘.
- Klicken Sie anschließend unten rechts auf OK, woraufhin das Bild in die E-Mail eingefügt wird.
Fertig. Sie haben jetzt ein Bild zu Ihrer benutzerdefinierten Hopin-E-Mail hinzugefügt!
Wir stehen Ihnen gerne unter support@hopin.com zur Verfügung, falls Sie Fragen haben oder Hilfe benötigen.