[Neu] Einrichten von Salesforce auf der Hopin-Plattform

Bevor wir beginnen ...

Salesforce-Integrationen sind aufgrund der großen Anzahl möglicher Salesforce-Konfigurationen bekanntermaßen komplex. Daher haben wir unsere Salesforce-Integration so dynamisch wie möglich gestaltet, damit Sie die Objekte und Felder in Ihrer speziellen Salesforce-Konfiguration Hopin zuordnen können.

Darüber hinaus haben wir kürzlich unsere Salesforce<>Hopin App überarbeitet. Wenn Sie also die vorherige Version verwenden, können Sie hier einen Blick auf den Leitfaden werfen.

Mit welchen Plänen ist die Hopin<>Salesforce-Integration derzeit verfügbar?

Die Salesforce-Integration ist in den Pro-, Business- und Enterprise-Plänen von Hopin verfügbar.
Eine Übersicht unserer Hopin-Lizenzen finden Sie auf unserer Preisseite. Sie können sich gerne an unser Vertriebsteam wenden, wenn Sie ein Upgrade besprechen möchten.

Welche Möglichkeiten bietet die Hopin<>Salesforce-Integration?

1. Registrierungen von Hopin zu einem Salesforce-Objekt exportieren (optional).

2. Registrierungen vom Salesforce-Objekt in das Hopin-Einladungssystem importieren (optional).

3. Anmeldung synchronisieren & Anwesenheitsstatus von Hopin zu Salesforce.

4. Benutzerdefinierte Anmeldung exportieren Q&As.

Hinweis: Wenn Sie Salesforce verwenden, um Ihre magischen Links zu senden, aktualisiert die Registerkarte Magische Links/Einladungen verwalten im Veranstaltungs-Dashboard den Ticketstatus nicht auf „Eingeladen“. Sie müssen Salesforce nutzen, um zu verfolgen, ob Sie die Einladungen gesendet haben. Sobald ein Registrant jedoch seinen magischen Link akzeptiert, ändert sich sein Hopin-Magic-Link-Status auf „Angemeldet“.

Wie oft wird die Hopin<>Salesforce-Integration synchronisiert?

Die Salesforce-Integration wird in Echtzeit synchronisiert.

Anleitung für die Integration

Wir synchronisieren derzeit Fragen zu Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse und benutzerdefiniertem Formular zwischen den Plattformen. Wir arbeiten aktiv daran, das gesamte Anmeldeobjekt (Überschrift, Website) zu synchronisieren.

Anleitung für die Integration

Im Folgenden erfahren Sie, was Sie tun müssen, um diesen Workflow zu aktivieren.

Salesforce-Einrichtung:

Um alle Bildschirme zu konfigurieren, benötigen Sie:

1. Ein Objekt zum Speichern von Ereignisinformationen (z. B. Kampagne).

2. Ein Objekt zum Speichern von Registrierungsinformationen (z. B. Lead/Kontakt).

3. Ein Verbindungsobjekt zum Speichern von Veranstaltungsanmeldeinformationen (z. B. Kampagnenmitglied).

Wenn Sie anstelle der oben vorgeschlagenen Objekte benutzerdefinierte Objekte verwenden möchten, müssen Sie sicherstellen, dass Sie 2 Objekte (zum Speichern von Veranstaltungs- und Anmeldeinformationen) und 1 Verbindungsobjekt (zum Speichern von Anmeldeinformationen für die Veranstaltung) haben. Bitte beziehen Sie sich auf dieses Salesforce-Dokument, um ein Verbindungsobjekt zu erstellen.

• Exportieren von Registrierungen von Hopin zu einem Salesforce-Objekt

  Im Folgenden erfahren Sie, was Sie tun müssen, um diesen Workflow zu aktivieren.

  1. Um loszulegen, müssen Sie die Salesforce-App in Ihrer Hopin-Organisation installieren. Sie können auf den App Store zugreifen, indem Sie zu Ihrem Organisations-Dashboard gehen und zur Registerkarte Apps wechseln. Klicken Sie dann auf Mehr im App Store entdecken. 

  

  Sie können Salesforce unter der Kategorie CRM finden oder diesem Link folgen, um direkt zur Seite zu gelangen. Klicken Sie auf App installieren, um die Salesforce-App Ihrem Unternehmen hinzuzufügen.

  

   

  2. Loggen Sie sich bei Salesforce an, wenn Sie dazu aufgefordert werden.

  

  
  3. Sobald die Authentifizierung erfolgreich ist, klicken Sie auf Weiter.

  

  4. Auf dem nächsten Bildschirm finden Sie die verschiedenen Veranstaltungen von Hopin bis Salesforce und von Salesforce bis Hopin. Bitte wählen Sie die Kontrollkästchen basierend auf den gewünschten Funktionalitäten aus. Klicken Sie nach der Auswahl auf Weiter, um fortzufahren. Folgende Optionen stehen zur Verfügung:

  • Anmeldungen importieren: Importiert Anmeldung von Salesforce nach Hopin, erstellt einen magischen Link und aktualisiert den magischen Link zurück für jede Anmeldung wieder in Salesforce.
  • Registrierungen exportieren: Exportiert Anmeldungen von Hopin nach Salesforce und legt ihren Status in Salesforce als „Angemeldet“ fest, sobald sie sich für die Veranstaltung anmelden.
  • F&A zum Exportieren von benutzerdefinierten Anmeldungen: Exportiert Anmeldungen von Hopin nach Salesforce und setzt ihren Status in Salesforce auf „Angemeldet“, exportiert auch die benutzerdefinierten Anmeldefragen und -antworten für den jeweiligen Registranten, wenn Sie Fragen für Ihre Veranstaltung in Hopin konfiguriert haben.
  • Teilnehmerstatus exportieren: Exportiert Anmeldungen von Hopin nach Salesforce und legt ihren Status als „Teilnahme in Salesforce“, sobald sie an der Veranstaltung teilnehmen, fest.

  

  5. Auf dem nächsten Bildschirm müssen Sie das Objekt konfigurieren, in dem Veranstaltungsinformationen gespeichert sind.

  Wählen Sie das Objekt aus und warten Sie 2–3 Sekunden. Sie sehen dann einen Zuordnungsbildschirm, in dem Sie Felder zuordnen müssen, die den Ticketintegrationscode und den Veranstaltungsnamen von Hopin enthalten. Mit dem Ticket-Integrationscode von Hopin können wir Ihre Salesforce-Anmeldungen korrekt der richtigen Hopin-Veranstaltung und dem richtigen Ticket zuordnen. Der Code sollte auf Veranstaltungsebene in Salesforce sein (z. B. auf Kampagnenebene).

  Im folgenden Beispiel haben wir das Kampagnenobjekt verwendet, um Veranstaltungsinformationen zu speichern, und wir haben der Kampagne ein Ticket-Integrationscodefeld hinzugefügt, auf dem Kampagnenmitglieder (Registranten) erstellt werden. Wenn Sie mehrere Tickets für dieselbe Veranstaltung haben, können Sie dieses Feld als Auswahllistenfeld erstellen.

  

  Der Integrationscode kann zu jedem Objekt hinzugefügt werden, das für Veranstaltungen verwendet wird. Kehren Sie zum Bildschirm „Anmeldungen importieren“ zurück und wählen Sie das Salesforce-Objekt aus, das das Feld „Integrationscode“ enthält.

  

  Wenn Sie die Funktionalitäten von Anmeldungen exportieren/Anwesenheit exportieren/Benutzerdefinierte Anmeldungen exportieren nicht benötigen, müssen Sie das Feld für den Veranstaltungsnamen nicht konfigurieren.

  Nach der Konfiguration klicken Sie auf Weiter, um fortzufahren.

  6. Auf dem nächsten Bildschirm müssen Sie das Objekt, in dem die Anmeldeinformationen gespeichert werden, konfigurieren und die Felder zuordnen, die den Vornamen, den Nachnamen und die E-Mail-Adresse der Person/des Anmelders enthalten, die/der an der Veranstaltung teilnehmen wird. Im folgenden Beispiel haben wir das Lead-Objekt verwendet, um die Registranteninformationen zu speichern, und die Felder entsprechend zugeordnet. Sie können auch ein Kontaktobjekt oder ein beliebiges benutzerdefiniertes Objekt verwenden. Klicken Sie auf Weiter, um fortzufahren.

  

  7. Wählen Sie auf dem nächsten Bildschirm Ihr Objekt „Veranstaltungsanmeldung“ in Salesforce aus (in diesem Beispiel haben wir das Kampagnenmitglied als Veranstaltungsanmeldungsobjekt verwendet) und ordnen Sie die Hopin-Felder den richtigen Feldern in diesem Objekt zu. Folgendes bedeuten sie:

  • Vorname: Bitte wählen Sie das Feld, in dem wir den Vornamen der Anmeldung finden können.
    Nachname: Bitte wählen Sie das Feld aus, in dem wir den Nachnamen der Anmeldung finden können.
    E-Mail: Bitte wählen Sie das Feld aus, in dem wir die E-Mail-Adresse der Anmeldung finden können.
  • Magischer Link: Das Feld ist erforderlich, um einen Magischen Link an Salesforce zurückgeben zu können. Bitte stellen Sie sicher, dass die ausgewählten Felder eine Länge von mindestens 100 haben. Wenn Sie Ihre Magic-Link-E-Mails von Hopin und nicht von Salesforce aus senden möchten, müssen Sie die Zuordnung dieses Feldes nicht abschließen.
  • Salesforce-Veranstaltungs-Objekt: Dieses Feld muss die Objekt-ID des Bildschirms „Veranstaltung zuordnen“ enthalten (in diesem Fall die Kampagnen-ID).
  • Salesforce-Registrant-Objekt: Dieses Feld muss die Objekt-ID des Bildschirms „Registrant zuordnen“ enthalten (in diesem Fall die Lead-ID).
  • Überschrift: Wenn Sie möchten, dass bei der Erstellung des Magischen Links Informationen zur Überschrift erfasst werden, konfigurieren Sie hierfür ein entsprechendes Feld.
  • Status: Wenn Sie Funktionen für den Export von Anmeldungen/Teilnehmern/Benutzerfunktionen wünschen, ordnen Sie das Feld für den Status zu. Wenn es sich um ein Auswahllistenfeld handelt, stellen Sie sicher, dass es die Auswahllistenoptionen „Angemeldet“ und „Teilgenommen“ hat.

  

  8. Klicken Sie auf Weiter, um fortzufahren

  9. Wenn Sie das Kontrollkästchen zum Exportieren von Fragen und Antworten zur Anmeldung und benutzerdefinierten Anmeldungen in Bildschirm 2 aktiviert und ein benutzerdefiniertes Anmeldeformular für Ihre Veranstaltung auf Hopin erstellt haben, warten Sie 1 bis 3 Sekunden, bis Sie einen Zuordnungsbildschirm finden, auf dem Sie die benutzerdefinierten Fragen zur Anmeldung Salesforce-Feldern zuordnen können.

  Die in den Dropdown-Menüs bereitgestellten Felder basieren auf dem Objekt, das auf dem vorherigen Bildschirm „Veranstaltungsanmeldeobjekt konfigurieren“ ausgewählt wurde, und wenn Sie auch Felder unter dem Objekt konfiguriert haben, ordnen Sie die benutzerdefinierten Fragen zur Anmeldung den entsprechenden Feldern zu.

  Tipp: Sie können die gleichen Fragen zwischen zwei oder mehr Veranstaltungen verwenden, indem Sie einfach sicherstellen, dass sie in jeder Veranstaltung korrekt geschrieben sind.

  

  10. Klicken Sie auf Abschließen.

• Die Salesforce-Integration testen

  Jetzt können wir die Integration testen.

  1. Sie müssen ein Hopin-Event mit mindestens einem erstellten Ticket eingerichtet haben.

  Gehen Sie in Ihrer Veranstaltung auf Hopin zu Ihrem Veranstaltungs-Dashboard > Registrierung > Tickets und finden Sie den Integrationscode des Tickets. Kopieren Sie den Link zum Ticket, indem Sie auf das kleine Quadrat neben dem Ticketnamen klicken und es in einen Browser-Tab einfügen.

  

  Das Ende der URL (nach dem =) ist Ihr Integrationscode.

  

  2. Gehen Sie zu Salesforce und erstellen Sie einen neuen Eintrag unter Ihrem ‚Veranstaltungs‘-Objekt (in unserem Beispiel die Kampagne) und fügen Sie den ‚Integrationscode‘ hinzu, den Sie gerade in das Feld kopiert haben, das Sie in Ihrem Salesforce-Objekt für den Ticket-Integrationscode erstellt haben.

  

  3. Erstellen Sie eine neue 'Registrierung' in Salesforce (in unserem Fall ein Kampagnenmitglied).

  

  4. Gehen Sie zurück zu Ihrem Hopin-Konto. Die Registrierung sollte auf der Seite 'Magic-Link-Einladungen' unter 'Personen > Magic-Link-Einladungen' importiert sein.

  

  5. Gehen Sie zurück zu Salesforce, und im Magic-Link-Feld, das Sie bei Ihrem 'Registrierung'-Objekt erstellt haben, sollte der Magic Link eingetragen sein:

  

  Registrierungen exportieren

  Wenn Sie den Export von Registrierungen testen möchten, können Sie die folgenden Schritte befolgen.

  1. Zuerst können Sie ein Anmeldeformular in Hopin erstellen, um zu überprüfen, ob es nach Salesforce verschoben wurde.
  

  2. Registrieren Sie sich auf der Registrierungsseite für das Event (wenn Sie sich bereits mit Ihrem Konto registriert haben, können Sie sich auf der Seite 'Teilnehmer' selbst abmelden).

  

  3. Sie sind jetzt für Ihre Veranstaltung angemeldet und können überprüfen, ob diese korrekt an Salesforce übertragen wurde und den Status auf „Angemeldet“ gesetzt hat. Wenn Sie das Mapping für die benutzerdefinierte Anmeldung Q&A konfiguriert haben, können Sie auch sehen, dass, wenn die Frage vom Registranten beantwortet wird, sie den entsprechenden Feldern zugeordnet wird, die auf dem Datensatz in Salesforce konfiguriert sind.

  

  4. Wenn dieselbe Person an der Veranstaltung teilnimmt, wird der Status auf „Teilgenommen“ gesetzt.

  

Zu beachtende Dinge

Bitte beachten Sie, dass Salesforce einige Einstellungen hat, die berücksichtigt werden müssen, damit die Daten von Salesforce auf Hopin und wieder zurück aktualisiert werden können:

1. Wenn Sie Pardot mit bestätigtem Opt-in-Prozess verwenden, um Daten zu Ihrer Salesforce-Instanz hinzuzufügen, lesen Sie bitte diesen Artikel über die erforderlichen Schritte
2. Wenn Sie einen Assistenten für den Datenimport in Salesforce verwenden, beachten Sie bitte, dass Workflowausführungen standardmäßig deaktiviert sind und Sie diese im Assistenten aktivieren müssen.
3. Wenn Sie Salesforce-Integrationen verwenden, die Ihre Daten ändern (Pardot/LeanData/etc.), stellen Sie bitte sicher, dass die Automatisierungsbenutzer (die diese Integrationen benötigen, um zu funktionieren) die Berechtigung „Ausgehende Nachrichten senden“ auf Kontoebene aktiviert haben.

Wenn Sie Fragen haben oder Hilfe benötigen, können Sie sich gerne unter support@hopin.com an uns wenden.