✅ 9:ライブイベントの実行に関するアドバイス

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オンライン・オフラインにかかわらずすべてのイベントに言えることですが、話し手が直前にキャンセルしたり当日現れなかったりしたら、ネットワーク接続がダウンしたら、参加者が混乱したりしたらどうしようなど、おそらくチームはストレスを感じていることでしょう。 でもご心配なく。 イベントを最初から最後まで、できるだけストレスを感じることなく行うためのアドバイスや方法をまとめました。

その1 - イベントは自動的に「開始」される

Hopinで公開されたイベントは、開始時刻の5分前に開場し、 登録ページのリンクから誰もがイベントにアクセスできるようになります。 登録ページのリンクから誰もがイベントにアクセスできるようになります。 この時点でチケットボタンがイベントにアクセスに変わり、登録者全員がレセプションエリアでインタラクションを開始できます。 参加者はチャットしたり、投票を見たり、ゲストタブで他の参加者について見たりできます。

イベントを「開始」するための操作は必要なく、 自動的に開始します。 自動的に開始します。 ほとんどのオーガナイザーは、ステージにウェルカムメッセージを表示してイベントを「開始」しますが、イベントは他にも様々な方法で開始できます。

その2 - 3つのブラウザタブを開く

イベントの管理には、次の3つのタブを開くことをお勧めします。

  • イベント自体 -- これにより、セッション、ネットワーキング、展示など、イベントの様々な部分に参加者としてアクセスできます。
  • バックステージ -- ここからステージに配信します。
  • イベントダッシュボード -- ここから終了時刻、スケジュール変更、話し手やセッションの追加、ステージやベンダーのブースへの事前録画済みのビデオの配置など、イベントの設定を変更できます。 すべての変更は、保存されるとリアルタイムで反映されます。
備考:エコーやオーディオフィードバックの問題を避けるため、使用していないイベントのタブはミュートしてください。 問題を避けるため、オーディオ再生を有効にするのはタブだけにしてください。

その3 - ステージの遅延を頭に置いておく

バックステージとフロントステージの間には、10~15秒の遅延が生じます。 ステージへの配信を開始してもすぐに表示されるわけではありませんが、 問題ありません。 通常通り話し続けてください。 ステージがストリーミングを開始しない場合は、デバイスでミュートされていることを確認してください。 ステージは、音量を下げるかステージストリームの左下にあるスピーカーのアイコンをクリックしてミュートできます。 ミュートされないと不快なエコーが発生します。

また、バックステージでのプレゼンテーション中に参加者に質問した場合、チャットでの返答は質問してから10~15秒たたないと来ません。

その4 - 不適切な行動を取った参加者は、ミュート、削除または退場させる

参加者が不適切なメッセージをチャットに投稿した場合、メッセージの隣にある赤い「ゴミ箱」アイコンをクリックして、即座にメッセージを削除することができます。

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また、ゲストタブでその参加者を見つけ、このユーザーをミュートをクリックすることで、その参加者がイベントでメッセージを送信することを防げます。

「このユーザーをブロック」オプションを選択すると、その参加者はイベントから即座に退場させられます。

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ヒント:オーガナイザーは、[イベントダッシュボード]>[ゲスト]>[参加者]ページから、参加者のブロックを簡単に解除できます。 ここでは検索バーを使用して参加者を検索し、エントリの横にある鉛筆アイコンをクリックして編集する必要があります。

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表示される新しいパネルの一番下にある[ブロック解除]をクリックします。 これにより、イベントに再エントリできなくなります。

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ユーザーとの問題が解決しない場合は、サポートチームに直接ご連絡いただければ、速やかに回答し、状況を調査し、バックエンドでそのユーザーをイベントから削除します。 セッションのモデレーションに関する詳細は、こちらをご覧ください。

その5 - 話し手が欠席したりネットワーク接続に問題が生じた場合に備え、予備のプランを準備しておく

オンライン・オフラインにかかわらずすべてのイベントに言えることですが、イベントにはハプニングがつきものです。 人は病気になったり、急用ができたり、遅れたりするものです。 これはどうしようもないことですが、 そのような事態に備えて、常に予備のプランを準備しておくことが賢明です。別の話し手を用意しておいた離、チームの誰かが代わりを務めたり、ネットワーキングやセッションなどのイベントの別のエリアに移ったりするプランです。 ゲストに展示エリアを見てもらうのもいいでしょう。

その6 - バックステージでのスライドの使用方法

バックステージでスライドを使用するには、次の手順に従ってください。

  • 新しいタブまたはアプリケーションでスライドを開きます。
  • バックステージで画面に参加したら、画面共有(コンピューターに赤い斜線が入ったようなマークです)をクリックします。
  • オプションが表示されたら、Chromeのタブ、デスクトップ全体、スライドを開いているアプリケーションのどれを共有するか選びます。
  • カメラとスライドがバックステージの中央に、縦に半分ずつ分割表示されます。
  • カメラアイコンをクリックしてカメラを無効にすると、自動的にステージの参加者用のスペース全体に画面共有が表示されます。

バックステージでのスライドの使用に関する詳細をご希望の場合は、サポートガイドをご覧ください。

イベント中のスライドの使用に関する詳細は、Powerpointの共有ガイドをご覧ください。

その7 - チャットメッセージで参加者を案内する

イベント会場でゲストを案内するには、ステージのウェルカムメッセージでプランを伝えるか、イベントチャットにどこに行くべきかを書き込みます。 オーガナイザーからのメッセージは常にカラーハイライトされるため、目立ちます。

ゲストに移動してもらいたいエリアにリンクを張ることもできます。 例えば、イベントチャットに、参加者に参加してもらいたい特定のセッションへのリンク(例:https://www.hopin.com/events/your-event-name/schedule/1485/roundtables/1057)を書き込むことができます。 Hopinにリンクを貼り付けると、自動的に短縮され、クリック可能なハッシュタグに変換されます(例:#sessions/1057)。 これにより、参加者はワンクリックでそのエリアに移動できます。

リンクやメッセージを書き込んだら、チャットに投稿しましょう! メッセージのピン付け機能を活用すると、それぞれのチャットでピン付けされたメッセージを使用して、参加者を案内できます。 ピン付けされたメッセージを作成するには、チャットメッセージを送信してその上にカーソルを合わせます。 すると「画鋲」アイコンが表示されるので、それをクリックするだけです。

チャットには次のように表示されます。

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アイコンをクリックすると、チャットの最上部に表示されます。

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その8 - ステージを録画済みのビデオに切り替える

ライブステージイベントが終了したら、ステージをライブストリームから録画済みのビデオに切り替えることができます。 そうすることで、ライブではないときに参加者がステージにアクセスすると、動画が再生されるようになります(録画はイベントが終了するまで利用できません)。

ステージをライブストリームから事前に録画済みのビデオに切り替えるには、イベントダッシュボード → 会場 → ステージの順に移動します。 ステージの編集をクリックして、「ストリームプロバイダー」を「Hopin」から「YouTube」、「Vimeo」、または「Wistia」に変更し、ビデオIDを入力して保存をクリックします。

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イベントに移動して更新をクリックすると、ステージで事前に録画済みのビデオが再生されます。

備考:ビデオを再生するには参加者が再生ボタンを押す必要があります。

事前に録画済みのビデオとライブビデオの詳細は、 ステージのチュートリアル展示のチュートリアルをご覧ください。

その9 - イベント後に

イベント時間は制限されており、イベントが終了するまで、指定した終了時間から5分間は有効です。 時間がオーバーしそうな場合は、[イベントダッシュボード]>[セットアップ]>[基本情報]からいつでもイベント終了時刻を延長できます(ただし、プランの最大許容時間を超えないこと)。 

イベントが終了したら、イベントのオーガナイザーにイベントレポートを閲覧するためのメールが送信されます。 イベントレポートセクションはイベントのどの段階でも利用できます。 オーガナイザーはイベントダッシュボード → アナリティクス → レポートでレポートセクションにアクセスできます。

利用可能な各種レポートの詳細については、イベントレポートに関する記事を確認するか、イベントアナリティクスの詳細についてお読みください。にログインします。

備考:レポートタブの開始ボタンをクリックしてレポートを作成します。 レポートが生成されるとオーガナイザーにメールが送信され、レポート履歴タブからダウンロードできます。
ヒント:アドバンスプランにアップグレードし、イベントレポートのロックを解除するには、お問い合わせください。 アップグレードすると、オーガナイザーアカウントで過去のイベントのものを含め、利用可能なすべてのレポートにアクセスできるようになります。

ご質問がある場合やサポートが必要な場合は、support@hopin.comまでお気軽にお問い合わせください。

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