マジックリンクの作成方法と使い方

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マジックリンクの仕組み

マジックリンクをクリックすると、参加者がそのメールアドレスで既にHopinアカウントを持っている場合は、対象となるイベントに自動登録されます。 ユーザーがまだそのメールアドレスでHopinアカウントを持っていない場合は、マジックリンクによりその参加者のHopinアカウントが作成され、リンクがクリックされた時点で対象イベントに登録されます。 マジックリンクで同じものは一つも存在せず、すべてのイベントですべての参加者に一意のリンクが用意されます。

参加者にマジックリンクを送信する方法については、こちらの動画で詳しく説明しています。

注意:上の動画には直近の更新は反映されていませんが、マジックリンク招待状の正しい作成方法と管理方法をご覧いただけます。

マジックリンクシステムの使い方


注意:
マジックリンクで参加者を登録する前に、イベントが公開されている必要があります。 チケットタイプを使用して、参加者がアクセス・表示できるステージやセッション、およびネットワークで出会える参加者のグループを管理します。

2. 参加者が外部の登録サイト(例:Eventbrite)でチケットを入手します。

3.オーガナイザーが、手動またはZapier経由で外部の登録サイトからHopinに登録者をインポートします。

A - 1人、複数、またはすべての登録者を招待する

  • Zapierを利用したい場合は、こちらのガイドを確認してください。
  • 登録者を手動でアップロードするには、下記の手順に従ってください。

1. 外部の登録サイトから登録者のリストをエクスポートします。

2. 登録者を別々のCSVファイルに分割します(チケットタイプ毎に1つのCSVファイル)。

3. CSVファイルが正しい形式で作成されるよう、HopinからマジックリンクサンプルCSVファイルをダウンロードしてください。


注意:アップロードするCSVファイルには、それぞれヘッダー行が必要です。 ヘッダー行では大文字・小文字が区別され、「Email, FirstName, LastName, Headline」という形式になります。 FirstNameLastNameにはスペースが含まれません。 アップロードするCSVファイルに空白の行やセルがないようにしてください。

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4. 「招待状の管理」タブで、参加者がHopinからマジックリンクを受け取る方法を選択します。

B - 登録者を個別に招待する

アップロードした参加者をすべて選択する場合は、招待ユーザーリストのヘッダーにあるチェックボックスをクリックします。 [招待状を送信]ボタンをクリックすると、アップロードしたゲスト全員に個別のメールが送信されます。メールには、招待を受け入れて、イベントに登録するための個人用リンクが記載されています。 特定の登録者に招待状を送信する場合は、登録者の横にあるチェックボックスをクリックして、個別に選択することもできます。 ゲストは、Hopinアカウントに自動的にログインし、認証後に直接イベントにアクセスするには、招待メール内のリンクをクリックする必要があります。詳細は以下のとおりです。

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インポートした参加者の[招待ステータス]は、主催者が[招待状を送信]を選択するまで[未招待]と表示されます。

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招待状を送信すると、[招待ステータス]は[招待済み]に更新されます。

マジックリンク招待メールを再送信する場合は、該当する参加者の各チェックボックスをクリックして個別に選択し、[招待状を送信]をクリックします。 また、複数の参加者を一括で選択したり、もう一度すべての参加者を選択して、 「招待状を送信」をクリックすることもできます。 マジックリンクは、マジックリンク招待状を承諾していない参加者だけではなく、承諾済みの参加者にも再送信することができます。
備考:ユーザーが招待を拒否した場合、ユーザーは登録を拒否し、すべてのイベントメールを配信解除することになるため、招待状を再送信することはできません。

ユーザーがマジックリンクをクリックした後の流れ

参加者がメール内のボタンをクリックしてマジックリンク招待状を承諾すると、メールの確認ページが開き、ユーザーには確認メールが送信されます。 確認用リンクは10分間有効です。 有効期限が過ぎた場合、ユーザーは元の確認メール内のリンクをクリックすると、新しいリンクが発行されます。 マジックリンクはイベントに入場するための「アクセスパス」として機能し、参加者はHopinにログインすることなく、Hopinアカウントとイベントに直接アクセスできます。

参加者がマジックリンク招待状を承諾し、確認メールを通じて確認を完了すると、[招待ステータス]が[登録済み]に更新されます。

このプロセスをエンドユーザー側から見た場合の詳細については、こちらのナレッジベースガイドをご覧ください。
備考:参加者が確認メールを通じて確認を完了すると、登録済みと表示されます。 参加者は招待を拒否することもでき、[拒否]と表示されます。

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マジックリンク招待状が拒否された場合に、オーガナイザーが知っておくべきこと

[個別招待]タブをクリックして、登録者の詳細 (メールアドレス、名、姓、見出し)を入力すると、個別の登録者に直接マジックリンク招待状を送信することができます。 最初にテストメールを送信するオプションがあります。メールの内容を確認した後、このページから直接招待状を送信できます。
備考:マジックリンク招待状のメールテンプレートを変更する場合は、[イベントダッシュボード] > [メール] > [メールをカスタマイズ] タブ(一部のプランで利用可能)から実行します。

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ヒント:CSVファイルのアップロードでエラーを回避する方法

  • 列が正しく構成された最新版のCSVファイルを使用するため、常にテンプレートをダウンロードするようにする(推奨)。
  • CSVファイルにタブまたはシートが1つしかないことを確認する。
  • CSVファイルでフィルターが適用されていないことを確認する。
  • XLSやXLSXではなくCSVをアップロードする。
  • CSVがセミコロン区切り ではなく、カンマ区切り としてエクスポートされていることを確認する。
  • 列ヘッダーが正しいことを確認する:Email, FirstName, LastName, Headline(大文字・小文字の区別あり)
  • CSVファイルの命名法をできるだけシンプルにして、CSVファイルの名前にスペースや特殊な記号を使用しない。
  • 手動でファイルをアップロードし、「ファイルを選択」を選択して正しいCSVファイルを指定することをお勧めします。
  • CSVファイルのエンコードがUnicode(UTF-8)に設定されていることを確認する。 この設定が異なる場合、特殊文字の表示で問題が発生する可能性があります。

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マジックリンク招待が拒否された場合にオーガナイザーが知っておくべきこと

マジックリンク招待状は、さまざまなユーザーのニーズやシナリオに対応する非常にフレキシブルな機能です。マジックリンク招待状を拒否したユーザーについて、主催者は以下の点に留意します。

  • オーガナイザーが、拒否済みのマジックリンクをリストから選択して招待状を送信した場合:
    - 招待状が拒否済みの場合、メールは送信されません。
  • オーガナイザーがマジックリンク招待状を既に拒否したユーザーに個別の招待状を送信した場合:
    - ユーザーが招待状付きのメールを受信することはありません。
  • オーガナイザーが、マジックリンク招待状を既に拒否したユーザーが含まれるCSVをアップロードした場合:
    - 招待状が拒否済みの場合、メールは送信されません。
  • オーガナイザーが拒否済みのマジックリンク招待状をキャンセルした場合:
    - マジックリンク招待状は削除されます。
    - オーガナイザーは新しい招待状を再送信できます。

ご質問やサポートのお問い合わせは、support@hopin.comまでお気軽にお寄せください。

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